Mustercase

Der Stiftungsrat hat sich seit 2013 intensiv mit den Problemstellungen in der operativen Verwaltung der Pensionskasse auseinandergesetzt. Es ist ihm ein grosses Anliegen, dass die Verwaltung der Pensionskasse auch weiterhin nachhaltig geführt werden kann. Bereits im Jahresbericht 2013 der Pensionskasse hatte der Stiftungsrat dies den Versicherten transparent kommuniziert und festgehalten dass eine Arbeitsgruppe des Stiftungsrates der Pensionskasse und der Kaderkasse verschiedene Modelle für eine "Nachhaltige Verwaltung" in der näheren Zukunft untersucht. Nach intensiven Diskussionen auf Basis der Vorschläge der Arbeitsgruppe fällte der Stiftungsrat den Grundsatz- und Modellentscheid.

Mustercase - Evaluationsverfahren und Wahl des neuen Anbieters der Verwaltungsdienstleistungen

Der Stiftungsrat hat die wichtigsten Anbieter von Outsourcing-Dienstleistungen im Bereich der beruflichen Vorsorge am Schweizer Markt zur Offert Stellung eingeladen. Die Anbieter wurden auf Herz und Nieren geprüft. Die in die engere Auswahl gewählten Anbieter durchliefen einen intensiven und rigorosen Evaluationsprozess. Sie mussten nicht nur ihre Verwaltungsprozesse, sondern auch die Stabilität der Informatiksysteme, die internen revisionstauglichen Kontrollmechanismen sowie Projektplanung und -erfahrung bei der Migration der Pensionskassendaten offenlegen. Wichtig war auch, dass ein Leistungsprimatplan verwaltungstechnisch und buchhalterisch korrekt umzusetzen ist. Dabei hat sich der Stiftungsrat nicht nur auf Dokumente und Präsentationen verlassen, sondern nahm auch einen persönlichen Augenschein und führte Interviews mit den Ausführenden und den Verantwortlichen.

Nach diesem sorgfältigen Auswahlprozess entschied der Stiftungsrat, die Verwaltung der Pensionskasse ab 1. Januar 2015 der Verwaltungs- und Beratungsfirma Swiss Life Pension Services (SLPS) zu übertragen. SLPS überzeugte durch Professionalität, transparente Kommunikation, ihre partnerschaftliche Zusammenarbeit, den Fokus auf Umsetzung und Resultate sowie mit ihren Mitarbeitenden.

SLPS ist eine Tochterfirma des Swiss Life Konzerns und aus diesem Grund wurde vom Stiftungsrat eine evtl. Versicherungsnähe und daraus folgend eine möglicherweise eingeschränkte Unabhängigkeit von SLPS detailliert analysiert. Das Ergebnis dieser Analyse bestätigte, dass SLPS in ihrer Beratungs- und Verwaltungstätigkeit unabhängig ist und dass die Aktionärsstruktur für Kunden keine Rolle spielt und in diversen Szenarien sogar von Vorteil ist.

Mustercase - SLPS Dienstleistungen für die Pensionskasse

Die Übertragung der Versichertendaten erfolgte bereits vor dem 1. Januar 2015 in einem Migrationsprozess, der mit dem Stiftungsrat zusammen erarbeitet und abgestimmt war. Intensive Tests von Daten und Berechnungen waren ebenfalls Teil dieses Migrationsprozesses. Auf diese Weise wurde die Konsistenz der Personendaten und die korrekte Umsetzung des Reglements auf dem neuen Informatiksystem sichergestellt. SLPS konnte die vom Stiftungsrat outgesourcten Aufgaben termingerecht übernehmen.

Für die Pensionskasse und auch für die Kaderkasse leistet SLPS damit seit dem 1. Januar 2015 folgende Verwaltungs- und Administrationsdienstleistungen:

Geschäftsführung - die Geschäftsführung der Pensionskasse  beinhaltet die fachliche und personelle Führung der Stiftung. Der Geschäftsführer erhält seine Anweisungen vom Stiftungsrat. Er bereitet zusammen mit dem Präsidenten die Stiftungsratssitzungen vor und bringt sein Fachwissen beratend an den Sitzungen ein.  Der Geschäftsführer plant und koordiniert alle Aktivitäten zwischen der Stiftung und externen Anbietern (Aufsichtsbehörde, Revisionsstelle, Pensionsversicherungsexperten, etc.). Ebenfalls stellt er sicher, dass die Beschlüsse und Entscheidungen des Stiftungsrates umgesetzt werden. Eine weitere Aufgabe ist die Überwachung der Mitarbeitenden und die Qualität Sicherung der täglichen Arbeit der Administration.

Technische Verwaltung - die technische Verwaltung umfasst die Bestandes Führung der persönlichen Daten der aktiven Versicherten und der Rentner sowie die Berechnung der reglementarischen Leistungen und im Leistungsfall auch deren Auszahlung. Es sind dabei die Bestimmungen des Reglements sowie die geltenden Gesetze einzuhalten. Adressänderungen, Invaliditäts- und Todesfälle sowie auch Eintritte (inkl. Einbau von eingebrachten Freizügigkeitsleistungen) und Austritte aus der Firma sind im Informatiksystem jeweils zeitnah zu mutieren. Ebenfalls sind die entsprechenden Leistungszahlungen (z.B. Rentenleistungen, Kapitalzahlungen, Freizügigkeitsleistungen, etc.) vorzunehmen.

Kaufmännische Verwaltung - in der kaufmännischen Verwaltung wird die Verbuchung der Geschäftsvorfälle (Eintritt, Austritt, Rentenzahlungen, etc.) sichergestellt. Die kaufmännische Buchhaltung ist dabei jeweils mit der technischen Bestandes Führung abzustimmen. In der kaufmännischen Verwaltung wird ebenfalls die Jahresrechnung der Pensionskasse erstellt. Dies umfasst die Bilanz, die Betriebsrechnung und den Anhang der Jahresrechnung.

Mustercase - Fazit

Die Stiftungsräte der Pensionskasse und der Kaderkasse sind zufrieden, dass sie mit Swiss Life Pension Services AG einen professionellen Partner gefunden haben, der ihre hohen Qualitäts- und Governance Ansprüche einhalten kann. Sie sind überzeugt, dass mit diesem Outsourcing der Verwaltungs- und Administrationsdienstleistungen eine nachhaltige Weiterführung der Vorsorgeeinrichtungen sichergestellt ist.