Comment réduire les charges administratives?

Personne n’aime remplir des formulaires ou recopier le contenu de contrats. Pourtant, nombreuses sont les entreprises qui consacrent beaucoup trop de temps à la gestion administrative, ce qui revient cher à l’économie suisse. Il existe pourtant des moyens simples de réduire ces charges.

Selon une étude réalisée par l’Université de Saint-Gall, les PME suisses ont, en 1998, consacré au total 54 heures et 30 minutes par mois aux tâches administratives. Après avoir extrapolé ce résultat avec la performance globale de l’économie nationale, le Conseil fédéral de l’époque en a déduit que les coûts annuels ainsi générés représentaient 2 %  du produit intérieur brut. Des études plus récentes aboutissent à des valeurs encore plus élevées, malgré certains  allègements administratifs décidés par la Confédération. Ainsi, en 2009, l’Union suisse des arts et métiers (usam) a chargé la société de conseil KPMG de déterminer le montant des coûts de la règlementation pour les PME suisses. L’étude révèle aujourd’hui que la totalité des frais engagés par les PME en Suisse pour remplir leurs obligations administratives correspond à environ 10 % du PIB, soit un niveau comparable à celui des autres pays. Le PIB approchant actuellement les 800 milliards de francs, cela représente environ 80 milliards de francs par an. Ces chiffres illustrent fort bien le fardeau administratif qui pèse sur les PME, sous la forme de contrôles, d’enquêtes, de traitement de données ou de paperasses à remplir.

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Les assurances sociales sont les plus chronophages

La «palme» en la matière revient à la ges-tion des assurances sociales obligatoires: remplir, copier et archiver les formulaires de prévoyance pour le personnel est l’une des tâches administratives les plus gour-mandes en temps. Toutefois, de nombreuses sociétés d’assurance, conscientes de cet inconvénient, mettent désormais à la disposition des entreprises des outils en ligne conviviaux, qui leur permettent de modifier elles-mêmes les données  personnelles et de les archiver. En outre, toutes les données relatives aux contrats et aux assurés peuvent être consultées et modifiées à tout moment d’un simple clic. Enfin, grâce à ces outils, il est pos-sible d’effectuer par voie électronique des simulations fort utiles pour le calcul de la rente LPP des assurés ou du montant du versement anticipé pour la propriété du logement, ce qui réduit le temps passé à conseiller les collaborateurs: www.swisslife.ch/mylife

Déclarations électroniques

Certains assureurs donnent également la possibilité à leurs clients de déclarer  les salaires et les sinistres via Internet. Annoncer un accident ou une maladie devient ainsi aussi simple et rapide que  la déclaration de salaire électronique,  qui permet de transmettre directement à l’institution de prévoyance les données salariales des collaborateurs contenues dans le système de comptabilité; un gain de temps appréciable, non seulement lors de l’établissement de la déclaration, mais aussi lors du contrôle des données, grâce au mécanisme de comparaison automatique des données. Seule condition préalable pour pourvoir utiliser ces outils: posséder un logiciel de comptabilité courant et, partant, compatible.

Formation et perfectionnement

Tous ces nouveaux outils participent à la réduction des heures improductives consacrées à la gestion administrative de l’entreprise. Néanmoins, il y a deux tâches que les programmes informatiques et les outils en ligne ne peuvent remplacer: l’organisation interne de l’entreprise et l’information des collaborateurs. Se tenir informé des nouvelles réglementations est un véritable défi, notamment pour les PME. Certes, les associations professionnelles, les services fédéraux d’information des PME et les fiduciaires aident les entreprises à rester à jour par le biais de Newsletter et de renseignements, mais ils ne peuvent  s’assurer que les entreprises respectent les prescriptions et procédures nouvellement définies; c’est à la direction administrative de l’entreprise de s’en charger. D’où l’intérêt des mesures de formation et de perfectionnement des collaborateurs pour améliorer l’efficience de la gestion administrative de l’entreprise. Car les collaborateurs qui maîtrisent parfaitement leur domaine peuvent exécuter les tâches qui leur sont confiées de façon plus sûre, plus rapide, avec un taux d’erreur moindre.

Processus internes

Cependant, les meilleurs outils en ligne et formations du monde ne servent à rien sans processus internes correctement  définis, rodés et, naturellement, appliqués. Plus un processus administratif est standardisé, plus son exécution est rapide et harmonieuse, sans compter qu’il peut être plus facilement confié à des suppléants en cas de nécessité. Encore faut-il que toutes les étapes de son traite-ment soient définies avec précision.

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