Comment informer régulièrement mes employés sur la prévoyance professionnelle?

En tant qu’entrepreneur, vous êtes responsable de la prévoyance pro-fessionnelle de vos collaborateurs et avez pour tâche de les informer régulièrement à ce sujet. Suivant l’importance que revêt le sujet, divers canaux de communication existent pour ce faire. Votre caisse de pensions vous apporte volontiers son soutien dans ce domaine.

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Tout chef, et en particulier tout entrepreneur, sait à quel point la gestion du personnel nécessite du temps et des connaissances. Pour le conseil et la fourniture d’informations sur les questions les plus diverses touchant aux conditions d’emploi, vous êtes souvent l’interlocuteur privilégié de vos collaborateurs. Il est évident que vous ne pouvez et ne devez pas répondre vous-même à toutes les questions de vos collaborateurs. Il vaut mieux utiliser divers canaux de communication.

Push mail ou push SMS

En Suisse, les institutions de prévoyance répondent de manière proactive aux questions standard de vos collaborateurs portant sur la situation de la caisse de pensions, la rémunération des avoirs de vieillesse, le degré de couverture ou le montant des excédents et des provisions. Les fondations collectives par exemple fournissent chaque année des informations détaillées sur leur situation financière et la rémunération des fonds. Il vous est possible en tout temps de disposer d’un récapitulatif du rapport annuel auprès de votre institution de prévoyance et de le remettre à vos collaborateurs – ou de l’envoyer rapidement par courriel ou par SMS.

Magazine des collaborateurs

La publication des comptes annuels dans le magazine des collaborateurs est également envisageable. En pareil cas,  la possibilité existe d’y adjoindre une interview du responsable de la caisse de pensions et d’anticiper ainsi une grande partie des questions complexes qui se posent aux collaborateurs. Si votre entreprise dispose de son propre Intranet, la possibilité vous est donnée d’y publier, sous la forme d’un message vidéo, les nouveautés relatives à la prévoyance  professionnelle en même temps que les vœux de fin d’année.

Outils en ligne pour les questions

Le système de prévoyance suisse offre un haut degré de flexibilité. C’est le cas en particulier lors du retrait anticipé de l’avoir de vieillesse. Cette flexibilité augmente toutefois sa complexité puisqu’il suscite beaucoup de questions aux-quelles vous ne pouvez guère répondre en tant qu’entrepreneur. S’il vaut la peine par exemple d’effectuer un retrait anticipé en vue d’accéder à la propriété du logement ou comment se présenterait la situation financière dans l’éventualité d’une retraite anticipée. Pour répondre à ces questions qui reviennent systémati-quement – mais auxquelles il n’est pas possible de donner de réponse toute faite, certaines institutions de prévoyance de Suisse ont développé leur propre programme de simulation en ligne, qu’ils mettent à la disposition de leurs assurés. Ainsi, en quelques clics, chaque employé a la possibilité de déterminer quelle incidence un rachat ou un retrait anticipé peut avoir sur son avoir de vieillesse.

Soutien dans la planification de la retraite

Si, dans votre entreprise, plusieurs employés sont en passe de prendre leur retraite, souhaitent prendre une retraite anticipée ou continuer de travailler à un horaire réduit au-delà de la retraite, il peut être judicieux de procéder à une planification détaillée de la retraite avec eux. Les grandes institutions collectives proposent un tel service à leurs clients; elles envoient leurs conseillers dans votre entreprise afin de répondre directement à toutes les questions personnelles et complexes de vos collaborateurs.

Transmettre personnellement les informations sensibles

L’entretien personnel est le canal de communication le plus significatif et le plus puissant. Vous devriez toujours transmettre personnellement les informations très importantes ou sensibles. Si une caisse de pensions semi-autonome présente par exemple une couverture insuffisante et si des mesures d’assainissement sont prévues, il s’agirait impérativement d’organiser une information du personnel – de préférence avec un res-ponsable de la caisse de pensions. Si vous avez opté pour une solution d’assurance complète pour votre entreprise, ce scénario ne risque pas de se produire et ne se produira jamais étant donné qu’une couverture insuffisante n’est pas possible dans ce cas; avec l’assurance complète, l’assureur vie assume l’ensemble des risques liés aux capitaux et garantit en tout temps les prestations à cent pour cent.

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