Cas modèle

La caisse de pensions redéfinit les bases de son administration.

Depuis 2013, le conseil de fondation a examiné avec soin les problèmes liés à la gestion opérationnelle de la caisse de pensions. Il tient à ce que la caisse de pensions continue d'être gérée de façon pérenne. Dans le rapport annuel 2013 de la caisse de pensions, le conseil de fondation avait déjà communiqué en toute transparence cette volonté aux assurés et précisé qu'un groupe de travail du conseil de fondation de la caisse de pensions et de la caisse complémentaire étudieraient dans un futur proche différents modèles de gestion durable. Au terme d'intenses discussions sur la base des propositions du groupe de travail, le conseil de fondation a décidé du principe et du modèle à adopter.

Le conseil de fondation a lancé un appel d'offres auprès des principaux prestataires de services externalisés du marché suisse dans le domaine de la prévoyance professionnelle. Ces prestataires ont fait l'objet d'un examen approfondi. Ceux qui ont été retenus ont fait l’objet d’un processus d'évaluation intense et rigoureux. Ils ont dû non seulement présenter leurs processus administratifs, mais également prouver que leurs systèmes informatiques étaient stables, que les mécanismes de contrôle internes répondaient aux exigences de révision, puis présenter leur planification et leur expérience en projets de migration de données de caisses de pensions. Il importait aussi qu'un plan à primauté des prestations puisse être mis en œuvre correctement sur le plan administratif et comptable. Pour ce faire, le conseil de fondation ne s'est pas seulement basé sur les documents et les présentations, mais a également procédé lui-même à des examens et mené des entretiens avec les exécutants et les responsables.

Suite à ce processus de sélection très précis, le conseil de fondation a décidé de confier la gestion de la caisse de pensions à la société de conseil et de gestion Swiss Life Pension Services SA (SLPS) à dater du 1er janvier 2015. SLPS a convaincu par son professionnalisme, la transparence de sa communication, sa collaboration de type « partenariat », sa concentration sur la mise en œuvre et les résultats, ainsi que par ses collaborateurs.

SLPS est une filiale du groupe Swiss Life et, pour cette raison, le conseil de fondation a examiné en détail l’éventuelle restriction de l'indépendance de SLPS qu'engendrerait une telle proximité. Le résultat de cette analyse confirme que SLPS est indépendante dans ses activités de conseil et de gestion et que la structure de l'actionnariat n'est pas déterminante pour les clients et qu'elle peut même s'avérer avantageuse dans certains contextes.

Le transfert des données des assurés a été effectué avant le 1er janvier 2015 dans le cadre d'un processus de migration élaboré et décidé en collaboration avec le conseil de fondation. Ce processus a consisté entre autres en des tests rigoureux de données et de calculs. La cohérence des données personnelles et la mise en œuvre correcte du règlement ont été ainsi garanties dans le nouveau système informatique. SLPS a effectué les tâches externalisées par le conseil de fondation dans les délais impartis.

Depuis le 1er janvier 2015, SLPS fournit les prestations de gestion et d'administration suivantes à la caisse de pensions et à la caisse complémentaire:

Gérance - la gérance de la caisse de pensions comprend la direction technique et celle du personnel de la fondation. Le gérant reçoit ses instructions du conseil de fondation. Avec le président, il prépare les séances du conseil et y apporte ses connaissances spécialisées. Le gérant planifie et coordonne toutes les activités menées entre la fondation et les prestataires externes (autorité de surveillance, organe de révision, expert en assurances pensions, etc.). Il garantit également la mise en œuvre des décisions du conseil de fondation. Il contrôle aussi le travail des collaborateurs et assure la qualité des tâches quotidiennes de l'administration.

Gestion technique - la gestion technique englobe la gestion du corpus de données personnelles des assurés actifs et des bénéficiaires de rentes, ainsi que le calcul des prestations réglementaires et leur versement, le cas échéant. Dans ce contexte, les dispositions réglementaires et les lois en vigueur doivent être strictement respectées. Les changements d'adresse, les cas d'invalidité ou de décès, ainsi que les entrées (prestations de libre passage apportées incluses) et les départs de la société doivent être traités immédiatement dans le système informatique. Le versement des prestations (prestations sous forme de rente, paiements en capital, prestations de libre passage, etc.) doit également être effectué.

Gestion commerciale - la gestion commerciale garantit le traitement comptable des cas (entrée, départ, versement des rentes, etc.). La comptabilité commerciale doit toujours être coordonnée avec la gestion technique de l'effectif. La gestion commerciale est aussi chargée de l'établissement des comptes annuels de la caisse de pensions, à savoir le bilan, le compte d'exploitation et l'annexe aux comptes annuels.

Les membres du conseil de fondation de la caisse de pensions et de la caisse complémentaire sont satisfaits d'avoir trouvé en Swiss Life Pension Services AG un partenaire professionnel capable de répondre à leurs hautes exigences en matière de qualité et de gouvernance. Ils sont convaincus que cette externalisation de l'administration et de la gestion garantit la conduite durable des institutions de prévoyance.

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