Esempio pratico

Una cassa pensioni pone la sua gestione su nuove basi

Dal 2013 il consiglio di fondazione si è occupato approfonditamente delle problematiche legate alla gestione operativa della cassa pensioni. Il consiglio di fondazione da grande importanza al fatto che la cassa pensioni possa continuare a essere gestita in maniera sostenibile. Esso lo aveva già comunicato agli assicurati in modo trasparente nel rapporto annuale 2013 della suddetta cassa, ricordando che un gruppo di lavoro del consiglio di fondazione della cassa pensioni e della cassa complementare avrebbe analizzato nel prossimo futuro diversi modelli per una "gestione sostenibile". Dopo approfondite discussioni sulla base delle proposte del gruppo di lavoro, il consiglio di fondazione ha adottato la decisione di principio e di modello.

Il consiglio di fondazione ha invitato i più importanti fornitori di servizi di outsourcing nell'ambito della previdenza professionale sul mercato svizzero a presentare un'offerta. I fornitori sono stati controllati in dettaglio. Quelli rientrati nella selezione ristretta sono stati sottoposti a un intenso e rigoroso processo di valutazione. Hanno dovuto rivelare i propri processi di gestione, la stabilità dei sistemi informatici, i meccanismi di controllo interni idonei alla revisione, nonché la pianificazione e l'esperienza nella migrazione dei dati della cassa pensioni. Era anche importante che si potesse attuare un piano previdenziale delle prestazioni a livello tecnico-amministrativo e contabile. Il consiglio di fondazione non ha fatto affidamento solo su documenti e presentazioni, ma ha anche eseguito personalmente un sopralluogo e ha condotto interviste con gli esecutori e i responsabili.

Dopo questo accurato processo di selezione il consiglio di fondazione ha deciso di affidare la gestione della cassa pensioni dal 1° gennaio 2015 alla società di gestione e consulenza Swiss Life Pension Services SA (SLPS). SLPS ha convinto per professionalità, comunicazione trasparente, collaborazione in partenariato, focus sull'attuazione, nonché sui risultati e sui collaboratori.

SLPS è una società affiliata del gruppo Swiss Life Pension e per questo motivo il consiglio di fondazione ha analizzato in dettaglio la possibile limitazione di autonomia della stessa SLPS che potrebbe essere causata da un tale rapporto di affiliazione. Il risultato di questa analisi ha confermato che SLPS è indipendente nella sua attività di consulenza e gestione e che la struttura azionaria non ha alcuna importanza per i clienti, ma che , anzi , in diversi scenari rappresenta un vantaggio.

La trasmissione dei dati degli assicurati è già avvenuta prima del 1° gennaio 2015 con un processo di migrazione, che è stato elaborato e concordato con il consiglio di fondazione. Hanno fatto parte di questo processo di migrazione anche approfonditi test su dati e calcoli. In questo modo è stata assicurata la coerenza dei dati personali e la corretta attuazione del regolamento nel nuovo sistema informatico. SLPS è riuscita ad assumere entro i termini gli incarichi affidatigli in outsourcing dal consiglio di fondazione.

SLPS fornisce dal 1° gennaio 2015 per la cassa pensioni e anche per la cassa complementare i seguenti servizi di gestione e amministrazione:

Direzione degli affari – La direzione degli affari della cassa pensioni comprende la gestione tecnica e del personale della fondazione. Il gerente riceve le istruzioni dal consiglio di fondazione. Insieme al presidente prepara le sedute del consiglio di fondazione e assiste alle sedute in veste di consulente tecnico. Il gerente pianifica e coordina tutte le attività tra la fondazione e i fornitori esterni (autorità di vigilanza, ufficio di revisione, periti in materia di assicurazione pensione ecc.). Inoltre, assicura che siano attuate le delibere e le decisioni del consiglio di fondazione. Controlla anche l’operato dei collaboratori e assicura la qualità del lavoro quotidiano dell’amministrazione.

Gestione tecnica – La gestione tecnica comprende la gestione dell'inventario dei dati personali degli assicurati attivi e dei beneficiari di rendite, nonché il calcolo delle prestazioni regolamentari e, nel caso di prestazione, anche il loro versamento. In questo contesto devono essere osservate le disposizioni del regolamento e le leggi in vigore. I cambiamenti di indirizzo, i casi di invalidità e decesso, nonché le entrate (incluse le prestazioni di libero passaggio apportate) e le uscite dalla ditta devono essere registrate immediatamente nel sistema informatico. Devono essere registrati anche i corrispondenti versamenti delle prestazioni (ad esempio prestazioni di rendita, liquidazioni in capitale, prestazioni di libero passaggio ecc.).

Gestione commerciale – Nella gestione commerciale viene assicurato il trattamento contabile delle voci (entrate, uscite, versamenti delle rendite ecc.). La gestione commerciale deve essere sincronizzata di volta in volta con la gestione tecnica del portafoglio clienti. La gestione commerciale è anche responsabile di redigere  il conto annuale della cassa pensioni, che comprende il bilancio, il conto d'esercizio e l'appendice al conto annuale.

I membri del consiglio di fondazione della cassa pensioni e della cassa complementare sono soddisfatti di aver trovato, con Swiss Life Pension Services SA, un partner professionale in grado di rispondere agli elevati requisiti di qualità e governance. Sono convinti che con l'outsourcing dei servizi di gestione e amministrazione, sia assicurata la continuazione durevole delle istituzioni di previdenza.

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