Con la presente dichiarazione sulla protezione dei dati desideriamo informarvi sul trattamento dei dati personali da parte della Fondazione di Previdenza Swiss Life Personale e della Fondazione di Previdenza Swiss Life Personale Assicurazione Complementare gestite da Swiss Life.
1. Introduzione
Nell’ambito della previdenza professionale allestita dalla Fondazione di Previdenza Swiss Life Personale e dalla Fondazione di Previdenza Swiss Life Personale Assicurazione Complementare, denominate congiuntamente «Fondazioni di Previdenza Swiss Life Personale», le Fondazioni di Previdenza Swiss Life Personale nonché Swiss Life SA (denominate congiuntamente «Swiss Life» o «noi») trattano dati personali.
Swiss Life accorda grande importanza alla protezione della vostra sfera privata e dei vostri dati personali. Di conseguenza, nella prassi quotidiana di Swiss Life trovano applicazione i rispettivi principi rilevanti della legislazione sulla protezione dei dati, della legge sul contratto d’assicurazione, della legislazione sulla sorveglianza delle imprese di assicurazione, delle disposizioni particolari sulla protezione dei dati della Legge federale sulla previdenza professionale per la vecchiaia, i superstiti e l’invalidità («LPP») nonché degli altri requisiti normativi.
Swiss Life protegge i vostri dati personali in modo adeguato e sistematico e garantisce la confidenzialità, l’integrità e la disponibilità degli stessi. In tal senso, proteggiamo i dati che ci mettete a disposizione da manipolazioni casuali o intenzionali, perdita parziale o completa, distruzione o accesso di persone terze non autorizzate, con provvedimenti di sicurezza di carattere tecnico e organizzativo. Gli specifici controlli poggiano su ISO/IEC 27001, standard di sicurezza delle informazioni riconosciuto a livello mondiale. Inoltre, assicuriamo il rapido ripristino e la disponibilità dei vostri dati nonché l’accesso a questi ultimi in caso di incidente fisico o tecnico. Le nostre misure di sicurezza vengono migliorate e ottimizzate di continuo sulla base del progresso tecnologico.
Nella presente dichiarazione sulla protezione dei dati vi forniamo una panoramica del trattamento dei dati personali da parte di Swiss Life. La presente descrizione non è esaustiva. Le questioni rilevanti per la protezione dei dati possono inoltre essere disciplinate in altre dichiarazioni specifiche sulla protezione dei dati, regolamenti, contratti collettivi di assicurazione sulla vita, condizioni generali contrattuali e commerciali, condizioni di partecipazione e documenti analoghi. In caso di contraddizioni, le specifiche dichiarazioni sulla protezione dei dati dei regolamenti o dei contratti collettivi di assicurazione sulla vita hanno la precedenza in merito alla protezione dei dati rispetto alla presente dichiarazione.
Maggiori informazioni sulla protezione dei dati in relazione a singoli prodotti o attività commerciali di Swiss Life nonché al trattamento dei vostri dati sul nostro sito web sono reperibili al sito Dichiarazione sulla protezione dei dati https://www.swisslife.ch/it/chi-siamo/footer/privacy.html .
2. Titolare del trattamento e consulente per la protezione dei dati
2.1 Trattamento di dati imailto:datenschutz@swisslife.chn relazione alla Fondazione di Previdenza Swiss Life Personale
Se siete persone destinatarie della Fondazione di Previdenza Swiss Life Personale (cfr. punto 1), il titolare del trattamento dei dati descritto nella presente dichiarazione sulla protezione dei dati è la Fondazione di Previdenza Swiss Life Personale (c/o Swiss Life SA, Servizio specialistico HR Previdenza, General-Guisan-Quai 40, 8002 Zurigo) o Swiss Life SA.
2.2 Trattamento di dati in relazione alla Fondazione di Previdenza Swiss Life Personale Assicurazione Complementare
Se siete persone destinatarie della Fondazione di Previdenza Swiss Life Personale Assicurazione Complementare (cfr. punto 1), il titolare del trattamento dei dati descritto nella presente dichiarazione sulla protezione dei dati è la Fondazione di Previdenza Swiss Life Personale Assicurazione Complementare (c/o Swiss Life SA, Servizio specialistico HR Previdenza, General-Guisan-Quai 40, 8002 Zurigo) o Swiss Life SA.
2.3 Dati di contatto per richieste specifiche sulla protezione dei dati
In caso di domande e richieste in materia di protezione dei dati riguardanti il trattamento dei vostri dati personali da parte della Fondazione di previdenza Swiss Life Personale o della Fondazione di Previdenza Swiss Life Personale Assicurazione Complementare e/o di Swiss Life SA, potete rivolgervi al seguente ufficio:
Swiss Life SA
Consulente per la protezione dei dati
General-Guisan-Quai 40
Casella postale
8022 Zurigo
E-mail: datenschutz@swisslife.ch
3. Categorie di dati personali trattati
• dati finanziari: p.es. dati reddituali, dati sui conti;
• dati di pagamento: p.es. coordinate per i pagamenti, data e importo dei pagamenti in entrata, fatture in sospeso e saldate, solleciti;
• dati di comunicazione: p.es. tipo, luogo e ora della comunicazione e il relativo contenuto;
• dati relativi alla comunicazione online con Swiss Life: per l’utilizzo del nostro portale clienti si tratta in particolare dell’indirizzo IP, dei dati di accesso e di informazioni più dettagliate sull’utilizzo, quali dati comportamentali e preferenziali;
• dati relativi a procedure e controversie giuridiche: p.es. dati relativi a reclami e differenze relative a prestazioni o ai relativi contratti stipulati;
• dati da fonti accessibili pubblicamente: p.es. dati del registro delle esecuzioni, dei registri fondiari, del registro di commercio, della stampa o di internet oppure dati di altre imprese del gruppo Swiss Life, di autorità o di altri terzi.
Di regola, riceviamo i dati personali delle categorie summenzionate da voi, dal vostro datore di lavoro e dalla vostra istituzione di previdenza riassicurata (p.es. dati di base o contrattuali), ma a volte anche da fonti terze, ad esempio partner contrattuali, vostri familiari, fornitori di indirizzi (dati di base), agenzie di informazioni economiche e altri fornitori di servizi d’informazione (p.es. dati di base e finanziari), rappresentanti vostri e di altre persone a voi associate e altre fonti (p. es. media o internet).
Se agite per conto di altre persone o ci trasmettete dati di altre persone (p.es. alla designazione di beneficiari), vi preghiamo di informare preventivamente tali persone in merito al trattamento dei loro dati personali da parte nostra. Vi preghiamo inoltre di non comunicarci dati di altre persone senza il loro consenso.
4. Scopi del trattamento
Swiss Life tratta i dati personali nell’ambito della previdenza professionale per i seguenti scopi.
4.1 Attuazione della previdenza professionale
I vostri dati personali vengono trattati al fine di allestire la previdenza professionale. Vi rientrano in particolare le seguenti finalità accessorie:
- disbrigo e gestione di offerte e contratti;
- informazioni del personale (nell’ambito di un rapporto di affiliazione di un datore di lavoro con le Fondazioni di Previdenza Swiss Life Personale);
- esame del rischio;
- gestione delle persone assicurate o destinatarie (p.es. disbrigo di entrata, uscita, cambio d’indirizzo, modifiche delle prestazioni o dell’attribuzione beneficiaria nonché altre mutazioni);
- valutazione e calcolo dei diritti alle prestazioni;
- risposta a vostre domande e richieste;
- conteggio e riscossione dei contributi e dei premi;
- tariffazione;
- consulenza a persone assicurate e ad altre persone destinatarie;
- erogazione di prestazioni e disbrigo di operazioni di pagamento;
- allestimento di attestati e documenti nell’ambito del rapporto assicurativo o di previdenza;
- fornitura di informazioni e di accesso alle autorità di vigilanza competenti nell’ambito degli obblighid’informazione e dei diritti di accesso previsti dalla legge;
- comunicazione con il datore di lavoro affiliato, la persona assicurata ed eventuali altre persone destinatarie e rilascio di informazioni nei confronti del datore di lavoro nell’ambito delle basi legali e contrattuali;
- presa di contatto con le persone assicurate e destinatarie e invio dei documenti relativi all’allestimento della previdenza professionale;
- esercizio di diritti di regresso nei confronti di terzi responsabili.
A tali scopi trattiamo in particolare dati di base, dati contrattuali, dati sulle prestazioni e sul relativo disbrigo, dati di pagamento nonché dati di comunicazione. Ai fini dell’esame del rischio vengono inoltre trattati dati relativi allo stato di salute.
4.2 Obblighi legali e lotta contro gli abusi
Per l’osservanza dei requisiti legali e normativi è necessario trattare dati personali. A tale scopo trattiamo in particolare dati di base, dati contrattuali e dati finanziari, ma anche dati comportamentali e di comunicazione.
Se sussiste il sospetto di una frode assicurativa, nel rispetto dei principi di proporzionalità e di protezione dei dati, siamo autorizzati a trattare dati personali e a trasmetterli ad altri assicuratori in Svizzera e all’estero, a tribunali e alle autorità al fine di individuare o prevenire una frode assicurativa.
4.3 Informazione alla clientela e indagini sulla clientela
Swiss Life utilizza i dati personali in misura adeguata per la partecipazione facoltativa a sondaggi e indagini per l’informazione alla clientela e per la valutazione del grado di soddisfazione della clientela. Le risposte delle persone che partecipano al sondaggio vengono consolidate, anonimizzate e utilizzate in maniera anonima a fini statistici (non si svolgono interviste con intenzioni nascoste o palesi di pubblicità, vendita o avvio di affari).
4.4 Trattamento dei dati in myPension
Swiss Life mette a disposizione delle persone assicurate attive un portale clienti online (myPension) che le stesse possono utilizzare.
In myPension sono consultabili dati personali che possono essere trattati nell’ambito delle funzionalità del portale. Il trattamento serve alla gestione amministrativa della previdenza professionale.
4.5 Altri scopi del trattamento
Oltre all’esecuzione del contratto o del mandato in senso stretto, i vostri dati vengono trattati nel caso in cui sia necessario tutelare legittimi interessi preponderanti di Swiss Life o di terzi. Esempi:
- trattamento di dati personali per la protezione di dati, segreti e beni patrimoniali;
- trattamento di dati personali (comprese registrazioni video temporanee) per la sicurezza di sistemi ed edifici;
- trattamento di dati personali a fini di ottimizzare e garantire il funzionamento e la sicurezza del sito / dei siti internet e di altri sistemi informatici, prevenzione di frodi, atti criminali e illeciti nonché indagini relative a tali reati e altri comportamenti illeciti, gestione di azioni legali nonché esercizio, rivalsa o difesa di rivendicazioni legali.
5. Destinatari dei dati
I suoi dati personali possono essere comunicati alle seguenti categorie di destinatari, nella misura in cui ciò sia necessario per le finalità di cui al punto 4:
- datori di lavoro affiliati alle Fondazioni di Previdenza Swiss Life Personale;
- persone assicurate e destinatarie;
- mandatari della persona assicurata;
- beneficiari delle prestazioni;
- broker o intermediari assicurativi;
- assicuratori cedenti, coassicuratori e riassicuratori;
- istituti di previdenza e assicurazioni sociali;
- autorità, uffici di registro, tribunali e uffici amministrativi;
- altri terzi quali banche;
- fornitori di servizi interni ed esterni al gruppo Swiss Life (p.es. fornitori di servizi informatici, fornitori di indirizzi e di servizi di spedizione, fornitori di servizi di marketing, di distribuzione, di comunicazione e di stampa, fornitori di servizi nel settore della gestione degli edifici, società di informazioni economiche, prestatori di servizi di recupero crediti, società di consulenza, società di revisione ecc.).
La conservazione dei dati personali relativi alla previdenza professionale ha luogo esclusivamente in Svizzera. Altri destinatari potrebbero trovarsi all’estero (p.es. se la persona assicurata o destinataria non ha domicilio in Svizzera o il domicilio di recapito non è in Svizzera, trasmissione di dati personali a banche e altri uffici in relazione a valori patrimoniali situati all’estero, acquisto di servizi informatici all’estero, procedimenti giuridici all’estero ecc.). Pertanto, i dati personali possono essere trattati in tutto il mondo, anche al di fuori dell’UE o dello Spazio economico europeo (p.es. negli Stati Uniti o in altri continenti). Questi Stati non dispongono tutti di un livello di protezione dei dati conforme al diritto svizzero. Adottiamo pertanto provvedimenti contrattuali e di regola utilizziamo le cosiddette clausole contrattuali tipo (maggiori informazioni sono disponibili sul sito https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/it/home.html), salvo eccezioni (p.es. in caso di procedimenti legali all’estero, in casi di interessi pubblici preponderanti se l’esecuzione del contratto richiede una tale divulgazione o se la persona interessata ha dato il proprio consenso). Se, a seguito di una specifica trasmissione di dati, si rendessero necessarie ulteriori misure, ne terremo debitamente conto. Ricordate che i provvedimenti contrattuali possono compensare parzialmente una protezione legale debole o mancante, ma non escludere completamente tutti i rischi (p.es. accessi statali all’estero).
Inoltre, la comunicazione e la trasmissione di dati a terzi (incl. autorità e altre assicurazioni sociali) si basa sulle disposizioni speciali della LPP.
Nella trasmissione di dati medici in caso di libero passaggio vengono considerate le disposizioni di legge speciali di cui all’art. 3 dell’Ordinanza sul libero passaggio («OLP»).
6. Decisioni individuali automatizzate
Swiss Life non prende decisioni individuali automatizzate sulla base di dati personali. In caso di futuri cambiamenti al riguardo, Swiss Life garantirà la trasparenza e i relativi diritti. Se in un caso specifico dovessimo comunicarvi una decisione automatizzata, avrete il diritto di esprimere il vostro parere e di chiedere che la decisione venga riesaminata da una persona fisica.
7. Durata del trattamento
I dati vengono conservati per il tempo richiesto dagli scopi del trattamento, dai termini di conservazione previsti per legge e dai legittimi interessi delle Fondazioni di Previdenza Swiss Life Personal o di Swiss Life al trattamento a scopi di documentazione e di prova o per la durata tecnicamente possibile. La durata della conservazione si basa sulle prescrizioni di legge e interne, oltre che sulle finalità del trattamento (punto 4). Se tali finalità vengono raggiunte o vengono meno e non sussiste più alcun obbligo di conservazione, cancelliamo o anonimizziamo i dati secondo le procedure usuali presso la fondazione o Swiss Life.
8. I vostri diritti
Nel rispetto delle disposizioni legali ed entro i limiti corrispondenti, godete di diversi diritti:
- domandarci se e quali dati che vi concernono sono oggetto di trattamento;
- farci correggere i vostri dati, se sono inesatti;
- opporvi al nostro trattamento e richiedere la cancellazione dei dati, se non siamo tenuti o autorizzati a procedere all’ulteriore trattamento;
- richiederci la consegna di determinati dati personali in un formato elettronico di uso comune o la loro trasmissione a un altro titolare del trattamento;
- revocare il consenso, se il nostro trattamento si basa sul vostro consenso.
Se desiderate esercitare i vostri diritti nei nostri confronti, vi preghiamo di contattarci per iscritto o via e-mail (recapiti al punto 2). Per poter escludere un abuso, siamo tenuti a identificarvi.
Se non siete d’accordo con il nostro trattamento dei vostri diritti o con la protezione dei dati, vi preghiamo di comunicarcelo all’ufficio indicato al punto 2. I recapiti dell’autorità di vigilanza svizzera sono reperibili al sito https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/it/home.html.
Laddove l’accesso o la consegna siano manifestamente infondati o non siano possibili, in particolare in base a una legge, a una disposizione giudiziale, a interessi preponderanti di terzi o per altri motivi, siamo autorizzati a rifiutare, limitare o differire l’accesso o la consegna.
9. Aggiornamento della nostra dichiarazione sulla protezione dei dati
La presente dichiarazione sulla protezione dei dati è pubblicata a titolo informativo e non è parte integrante del contratto. Swiss Life si riserva il diritto di adeguare in qualsiasi momento, senza preavviso, la presente dichiarazione sulla protezione dei dati, in particolare in ordine all’aggiornamento di disposizioni legali e al
cambiamento di processi operativi. Si applica la versione pubblicata sul nostro sito web.
Ultimo aggiornamento: ottobre 2023