Datenschutzerklärung Berufliche Vorsorge und Kollektiv-Lebensversicherung der beruflichen Vorsorge (inkl. Freizügigkeitspolicen)

Im Rahmen der von der BVG-Sammelstiftung Swiss Life, der Sammelstiftung Zusatzvorsorge Swiss Life, der Swiss Life Sammelstiftung 2. Säule, der Sammelstiftung berufliche Vorsorge Swiss Life, der Swiss Life Sammelstiftung Invest (jeweils c/o Swiss Life AG, General-Guisan-Quai 40, 8002 Zürich; zusammen «Swiss Life Sammelstiftungen» genannt) sowie der Swiss Life AG (General-Guisan-Quai 40, 8002 Zürich) angebotenen beruflichen Vorsorge und Kollektiv-Lebensversicherung (inkl. Freizügigkeitspolicen) bearbeiten die Swiss Life Sammelstiftungen sowie die Swiss Life AG (zusammen «Swiss Life» oder «wir» genannt) Personendaten.

Swiss Life ist der Schutz Ihrer Privatsphäre und Ihrer Personendaten sehr wichtig. Entsprechend finden bei Swiss Life in der täglichen Praxis die jeweils relevanten Grundsätze der Datenschutzgesetzgebung, des Versicherungsvertragsgesetzes, der Versicherungsaufsichtsgesetzgebung, der speziellen Datenschutzbestimmungen des Bundesgesetzes über die berufliche Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenvorsorge («BVG») sowie der weiteren regulatorischen Anforderungen Anwendung.

Dazu gehört, dass Swiss Life Ihre Personendaten angemessen und konsequent schützt und die Vertraulichkeit, Integrität sowie Verfügbarkeit Ihrer Daten sicherstellt. In diesem Sinne schützen wir die von Ihnen erhaltenen Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter, mit technischen und organisatorischen Sicherheitsmassnahmen. Die dafür eingesetzten Kontrollen lehnen sich an den weltweit anerkannten Informationssicherheitsstandard ISO/IEC 27001 an. Weiter stellen wir die rasche Wiederherstellung und Verfügbarkeit Ihrer Daten sowie den Zugang zu diesen bei einem physischen oder technischen Zwischenfall sicher. Unsere Sicherheitsmassnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend weiterentwickelt und optimiert.

In der vorliegenden Datenschutzerklärung geben wir Ihnen einen Überblick über die Bearbeitung von Personendaten durch Swiss Life. Die vorliegende Beschreibung ist nicht abschliessend. Datenschutzrelevante Sachverhalte können zusätzlich in anderen spezifischen Datenschutzerklärungen, Reglementen, Kollektiv-Lebensversicherungsverträgen, allgemeinen Versicherungs- und Geschäftsbedingungen, Teilnahmebedingungen und ähnlichen Dokumenten geregelt werden. Bei allfälligen Widersprüchen gehen die jeweiligen spezifischen Datenschutzerklärungen der Reglemente oder Kollektiv-Lebensversicherungsverträgen in Bezug auf den Datenschutz dieser Erklärung vor.
Weitere Informationen zum Datenschutz in Zusammenhang mit einzelnen Produkten oder Geschäftstätigkeiten von Swiss Life sowie zur Bearbeitung Ihrer Daten auf unserer Website finden Sie unter https://www.swisslife.ch/privacy.

2.1 Datenbearbeitungen im Zusammenhang mit den Swiss Life Sammelstiftungen

Sind Sie Destinatär einer Swiss Life Sammelstiftung (vgl. Ziff. 1), so zeichnet für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Datenbearbeitungen die jeweilige Swiss Life Sammelstiftung bzw. die Swiss Life AG verantwortlich.

2.2 Datenbearbeitungen im Zusammenhang mit der Kollektiv-Lebensversicherung ausserhalb der Swiss Life Sammelstiftungen

Sind Sie im Rahmen einer Kollektiv-Lebensversicherung bei der Swiss Life AG versichert (ausserhalb der Swiss Life Sammelstiftungen), so ist die Swiss Life AG für Datenbearbeitungen im Rahmen der von ihr angebotenen bzw. erbrachten Dienstleistungen verantwortlich.

2.3 Datenbearbeitungen im Zusammenhang mit Freizügigkeitspolicen

Verfügen Sie über eine Freizügigkeitspolice, bei welcher die Swiss Life AG Versicherungsträgerin ist, so ist die Swiss Life AG für Datenbearbeitungen im Rahmen der von ihr angebotenen bzw. erbrachten Freizügigkeitsversicherung verantwortlich.

2.4 Kontaktdaten der Verantwortlichen

Bei Fragen und datenschutzrechtlichen Anliegen, welche die Bearbeitung Ihrer Personendaten durch eine Swiss Life Sammelstiftung und/oder die Swiss Life AG betreffen, können Sie sich an folgende Stelle wenden:

Swiss Life AG
Datenschutzberater
General-Guisan-Quai 40
Postfach
8022 Zürich

E-Mail: datenschutz@swisslife.ch

Wir können die folgenden Kategorien von Personendaten zu den in Ziff. 4 genannten Zwecken bearbeiten:

• Stammdaten: z.B. Vor- und Nachname, Adresse, Domizilland, Geschlecht, Geburtsdatum, Alter, (Sozial-)Versicherungsnummern, Zivilstand, Sprachen, Nationalität, Aufenthaltsbewilligung, E-Mail-Adresse, Telefonnummern, Beruf, Arbeitgeber, Beschäftigungsgrad, Lohn, Gesundheitsdaten, Familienangehörige und weitere begünstigte Personen;
• Daten aus Anträgen und Offerten, einschliesslich der dazugehörigen Zusatzfragebögen: z.B. Angaben des Antragstellers zum versicherten Risiko, Antworten auf Fragen, Gesundheitsdaten, Sachverständigenberichte, Angaben des Vorversicherers z.B. über den bisherigen Schadenverlauf;
• Vertrags-, Leistungsfall- und Leistungsabwicklungsdaten: z.B. Daten zum Anschlussvertrag und Vorsorgeplan, Höhe Ihres Altersguthabens, Angaben zu allfälligen Einkäufen, Wohneigentumsvorbezügen oder -verpfändungen und Vorsorgeausgleichen infolge Scheidung, Angaben zu den versicherten und laufenden Leistungen, Daten im Zusammenhang mit Anträgen, Gesuchen sowie Vorsorgefällen (insbesondere Pensionierung, Invalidität und Tod) einschliesslich der dazugehörigen Daten zum Gesundheitszustand sowie Arztberichte, Gutachten und Angaben zu allfälligen Verfahren und Leistungen anderer (Sozial-)Versicherer, Angaben zu Leistungsvorbehalten;
• Finanzdaten: z.B. Einkommensdaten, Kontodaten, gewählte Anlagestrategien, Vermögenssituation, Angaben, die Sie uns im Zusammenhang mit der Risikoprofilierung bekanntgeben;
• Zahlungsdaten: z.B. Zahlungsverbindungsdaten, Datum und Höhe von Zahlungseingängen, ausstehende und bezahlte Rechnungen, Mahnungen;
• Kommunikationsdaten: z.B. Art, Ort und Zeit der Kommunikation und ihr Inhalt;
• Daten im Zusammenhang mit der Online-Kommunikation mit Swiss Life: Bei der Nutzung unseres Kundenportals sind dies insbesondere IP-Adresse, Zugangsdaten und nähere Angaben zur Nutzung wie Verhaltens- und Präferenzdaten;
• Daten im Zusammenhang mit Rechtsverfahren und -streitigkeiten: z.B. Daten betreffend Beschwerden und Differenzen zu Leistungen bzw. den dazu geschlossenen Verträgen;
• Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen: z.B. Daten aus dem Betreibungsregister, Grundbücher, Handelsregister, Presse oder Internet oder Daten von anderen Unternehmen innerhalb der Swiss Life-Gruppe, von Behörden oder sonstigen Dritten.

Personendaten der obengenannten Kategorien erhalten wir i.d.R. von Ihnen, von Ihrem Arbeitgeber und Ihrer rückversicherten Vorsorgeeinrichtung (z.B. Stammdaten oder Vertragsdaten), u.U. aber auch von Dritten wie z.B. Vertragspartnern, Ihren Familienmitgliedern, Adressdienstleistern (Stammdaten), von Wirtschaftsauskunfteien und sonstigen Auskunftsdienstleistern (z.B. Stamm- und Finanzdaten), Vertretern von Ihnen und anderen mit Ihnen verbundenen Personen sowie weiteren Quellen (z.B. den Medien oder aus dem Internet).

Wenn Sie für Dritte handeln oder uns Daten Dritter übermitteln (z.B. bei der Bezeichnung von begünstigten Personen), bitten wir Sie, diese Dritten vorgängig über unsere Bearbeitung ihrer Personendaten zu informieren. Ferner bitten wir Sie, dass Sie uns keine Personendaten Dritter ohne deren Einverständnis bekannt geben.

Swiss Life bearbeitet Personendaten im Rahmen der beruflichen Vorsorge und der Kollektiv-Lebensversicherung (inkl. Freizügigkeitspolicen) zu folgenden Zwecken:

4.1 Durchführung der beruflichen Vorsorge bzw. der Kollektiv-Lebensversicherung (inkl. Freizügigkeitspolicen)

Ihre Personendaten werden zum Zweck der Durchführung der beruflichen Vorsorge und der Kollektiv-Lebensversicherung (inkl. Freizügigkeitspolicen) bearbeitet, was insbesondere die folgenden Unterzwecke umfasst:

• Abwicklung und Verwaltung von Offerten und Verträgen;
• Personalorientierungen (im Zusammenhang mit einem Anschlussverhältnis eines Arbeitgebers mit einer Swiss Life Sammelstiftung oder mit einer bei der Swiss Life AG rückversicherten Stiftung);
• Risikoprüfung;
• Versicherten- bzw. Destinatärsverwaltung (z.B. Abwicklung von Eintritt, Austritt, Adressänderung, Leistungs- oder Begünstigungsänderungen sowie weitere Mutationen);
• Beurteilung und Berechnung von Leistungsansprüchen;
• Beantwortung Ihrer Anfragen und Anliegen;
• Beitrags- sowie Prämienberechnungen und -erhebungen;
• Tarifierung;
• Beratung von Versicherten und weiteren Destinatären;
• Ausrichtung von Leistungen und Abwicklung von Zahlungsverkehr;
• Erstellung des Anlage- und Risikoprofils und Umsetzung der gewählten Anlagestrategie, sofern im Rahmen des Vorsorge- bzw. Versicherungsverhältnisses eine individuelle Anlagestrategie wählbar ist;
• Erstellung von Bescheinigungen und Dokumentationen und Unterlagen im Zusammenhang mit dem Vorsorge- bzw. Versicherungsverhältnis;
• Auskunftserledigung gegenüber und Information an die zuständigen Aufsichtsbehörden im Rahmen der gesetzlichen Auskunfts- und Informationspflichten (vgl. dazu auch nachfolgend Ziff. 4.3);
• Kommunikation mit dem angeschlossenen Arbeitgeber, der versicherten Person und allfälligen weiteren Destinatären und Erteilung von Auskünften gegenüber dem Arbeitgeber im Rahmen der gesetzlichen und vertraglichen Grundlagen;
• Kontaktaufnahme mit den Versicherten und Destinatären und Zustellung von Dokumenten, welche die Durchführung der beruflichen Vorsorge sowie Kollektiv-Lebensversicherung betreffen;
• Geltendmachung von Rückgriffsrechten gegenüber haftpflichtigen Dritten.

Zu diesen Zwecken verarbeiten wir insbesondere Stammdaten, Vertrags-, Leistungsfall- und Leistungsabwicklungsdaten, Zahlungsdaten sowie Kommunikationsdaten. Zum Zweck der Risikoprüfung werden ggf. Gesundheitsdaten bearbeitet.

4.2 Gesetzliche Pflichten und Missbrauchsbekämpfung

Zur Einhaltung der gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen ist die Bearbeitung von Personendaten notwendig. Dazu bearbeiten wir insbesondere Stammdaten, Vertrags- und Finanzdaten, aber auch Verhaltens- und Kommunikationsdaten.

Besteht der Verdacht eines Versicherungsmissbrauchs, sind wir unter Beachtung der Grundsätze der Verhältnismässigkeit und des Datenschutzes berechtigt, Personendaten zu bearbeiten und diese zum Zweck der Aufdeckung oder Verhinderung eines Versicherungsmissbrauchs an andere Versicherer im In- und Ausland sowie an Gerichte und Behörden weiterzugeben.

4.3 Marktforschungszwecke und -untersuchungen

Swiss Life nutzt Personendaten in einem angemessenen Umfang für freiwillige Teilnahmen im Rahmen von Umfragen und Untersuchungen zu Marktforschungszwecken und zur Evaluation der Kundenzufriedenheit. Diese Ergebnisse verwenden wir, um Kundenanliegen aktiv bearbeiten und interne Prozesse laufend zu verbessern.

Die Antworten aller an der Umfrage teilnehmenden Personen werden konsolidiert und anonymisiert ausgewertet und zu statistischen Zwecken verwendet (es werden keine Interviews mit offenen oder verdeckten Werbe-, Verkaufs- oder Geschäftsanbahnungsabsichten durchgeführt).

4.4 Datenbearbeitung auf den Swiss Life Portalen

Swiss Life stellt Kunden, versicherten Personen und anderen Destinatären, Arbeitgebern und Vermittlern verschiedene Online-Kundenportale zur Verfügung, welche von diesen genutzt werden können. Im Rahmen der Durchführung der von Swiss Life angebotenen Dienstleistungen im Zusammenhang mit der beruflichen Vorsorge und der Kollektiv-Lebensversicherung stehen folgende Portale zur Verfügung:

• Swiss Life Kundenportal als Vorsorge- und Finanzportal;
•  Swiss Life myLife als Self Service-Portal für angeschlossene Arbeitgeber;
• Vertriebspartnernet VPP als Vertriebsplattform für Vorsorge- und Finanzlösungen für Vermittler, Partner und unabhängige Vorsorgeberater, welche mit Swiss Life eine Vertriebspartnerschaft pflegen;
• Swiss Life Business Direct als webbasiertes Offertsystem für BVG, KTG und UVG-Lösungen für KMUs.Swiss Life erhebt und bearbeitet Personendaten über den Arbeitgeber und Destinatäre zum Zweck deren Identifikation sowie zur korrekten Einschätzung der zu versichernden Risiken. Wenn Sie über unser Portal eine Krankentagegeldversicherung mit der Helsana Zusatzversicherungen AG oder eine Unfallversicherung mit der Helsana Unfallversicherung AG abschliessen, sind diese als Ihr Vertragspartner eigenständig für die Datenbearbeitung verantwortlich.

In diesen Swiss Life Portalen sind Personendaten abrufbar, welche im Rahmen der Funktionalitäten des jeweiligen Portals bearbeitet werden können. Die Bearbeitung dient dabei der administrativen Durchführung der von Swiss Life angebotenen beruflichen Vorsorge und Kollektiv-Lebensversicherung.

4.5 Sonstige Bearbeitungszwecke

Über die eigentliche Erfüllung des Vertrages bzw. Auftrags hinaus werden Ihre Daten, wenn es erforderlich ist, bearbeitet, um berechtigte überwiegende Interessen von Swiss Life oder Dritten zu wahren. Beispiele sind:

• Bearbeitung von Personendaten zum Zwecke des Schutzes von Daten, Geheimnissen und Vermögenswerten;
• Bearbeitung von Personendaten zur Sicherheit der Systeme und Gebäude (einschliesslich temporärer Videoaufzeichnungen);
• Bearbeitung von Personendaten zur Optimierung sowie Gewährleistung der Funktion und Sicherheit der Internetseite(n) und anderer IT-Systeme, die Verhinderung von Betrug, Vergehen und Verbrechen sowie an Untersuchungen im Zusammenhang mit solchen Delikten und sonstigem widerrechtlichem Verhalten, der Behandlung von rechtlichen Klagen und der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Ihre Personendaten können an folgende Kategorien von Empfängern bekannt gegeben werden, soweit dies für die Zwecke nach Ziff. 4 jeweils erforderlich ist:

• Gesellschaften des Swiss Life-Gruppe (dazu finden Sie Angaben unter www.swisslife.com);
• Arbeitgebern, welche einer Swiss Life Sammelstiftung oder einer bei der Swiss Life AG rückversicherten Stiftung angeschlossen sind;
• Versicherte Personen bzw. Destinatäre;
• Broker bzw. Versicherungsvermittler;
• Vor-, Mit- und Rückversicherer;
• Sozialversicherungen;
• Behörden, Registerstellen, Gerichten und Ämtern;
• weitere Dritte wie z.B. Banken;
• Gruppeninterne und externe Dienstleister von Swiss Life (z.B. IT-Dienstleister, Adress- und Versanddienstleister, Marketing-, Vertriebs-, Kommunikations- oder Druckdienstleister, Dienstleister im Bereich Gebäudemanagement, Wirtschaftsauskunfteien, Inkassodienstleister, Beratungsunternehmen, Revisionsgesellschaften usw.).

Die genannten Empfänger können sich im Ausland befinden (z.B. wenn die versicherte Person bzw. der Destinatär nicht in der Schweiz ihren Wohnsitz hat bzw. das Zustellungsdomizil nicht in der Schweiz liegt, bei der Übermittlung von Personendaten an Banken und andere Stellen im Zusammenhang mit im Ausland belegenen Vermögenswerten, beim Einkauf von IT-Dienstleistungen aus dem Ausland, bei ausländischen Rechtsverfahren usw.). Personendaten können deshalb weltweit bearbeitet werden, auch ausserhalb der EU bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (z.B. in den USA oder auf anderen Kontinenten). Diese Staaten verfügen nicht alle über ein dem schweizerischen Recht entsprechendes Datenschutzniveau. Wir treffen deshalb vertragliche Vorkehrungen und verwenden i.d.R. die sog. Standardvertragsklausel (weitere Angaben finden Sie unter https://www.edoeb.admin.ch), soweit nicht eine Ausnahme gilt (z.B. bei Rechtsverfahren im Ausland, in Fällen überwiegender öffentlicher Interessen, wenn eine Vertragsabwicklung eine solche Bekanntgabe erfordert oder wenn die betroffene Person eingewilligt hat). Sollten aufgrund einer spezifischen Datenübermittlung weitere Massnahmen erforderlich sein, werden wir dies ebenfalls angemessen berücksichtigen. Bitte beachten Sie, dass vertragliche Vorkehrungen einen schwächeren oder fehlenden gesetzlichen Schutz teilweise ausgleichen, aber nicht alle Risiken vollständig ausschliessen können (z.B. von staatlichen Zugriffen im Ausland).

Daneben richtet sich die Bekannt- und Weitergabe von Daten an Drittpersonen (inkl. Behörden und andere Sozialversicherungen) nach den speziellen Bestimmungen des BVG.

Bei der Übermittlung medizinischer Daten im Freizügigkeitsfall werden die spezialgesetzlichen Bestimmungen von Art. 3 der Freizügigkeitsverordnung («FZV») berücksichtigt.

Swiss Life fällt keine automatisierten Einzelentscheide auf der Basis von Personendaten. Sollte sich dies in Zukunft ändern, wird Swiss Life die Transparenz und die damit verbundenen Rechte sicherstellen. Wenn wir Sie im Einzelfall über eine automatisierte Entscheidung informieren, haben Sie das Recht, Ihren Standpunkt darzulegen und zu verlangen, dass die Entscheidung von einer natürlichen Person überprüft wird.

Daten werden so lange gespeichert, wie es die Bearbeitungszwecke, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und die berechtigten Interessen der jeweiligen Swiss Life Sammelstiftung oder der Swiss Life AG an der Bearbeitung zu Dokumentations- und Beweiszwecken erfordern oder eine Speicherung technisch bedingt ist. Die Dauer der Aufbewahrung richtet sich dabei nach gesetzlichen und internen Vorschriften und den Bearbeitungszwecken (Ziff. 4). Sind diese Zwecke erreicht oder entfallen diese und besteht keine Aufbewahrungspflicht mehr, löschen oder anonymisieren wir die Daten im Rahmen der üblichen Abläufe bei Swiss Life.

Sie haben unter den gesetzlichen Voraussetzungen und im entsprechenden Rahmen verschiedene Rechte:

• von uns Auskunft zu verlangen, ob und welche Daten wir von Ihnen bearbeiten;
• dass wir Daten korrigieren, wenn sie unrichtig sind;
• unserer Bearbeitung zu widersprechen und die Löschung von Daten zu verlangen, wenn wir zur weiteren Bearbeitung nicht verpflichtet oder berechtigt sind;
• von uns die Herausgabe bestimmter Personendaten in einem gängigen elektronischen Format oder ihre Übertragung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
• eine Einwilligung zu widerrufen, soweit unsere Bearbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht.

Wenn Sie uns gegenüber Rechte ausüben wollen, wenden Sie sich bitte schriftlich oder per E-Mail an uns (Kontaktdaten unter Ziff. 2). Damit wir einen Missbrauch ausschliessen können, müssen wir Sie identifizieren.

Wenn Sie mit unserem Umgang mit Ihren Rechten oder dem Datenschutz nicht einverstanden sind, teilen Sie das uns bitte unter der Ziff. 2 genannten Stelle mit. Die Schweizer Aufsichtsbehörde erreichen Sie unter https://www.edoeb.admin.ch.

Sollte die Auskunft oder Herausgabe insbesondere aufgrund eines Gesetzes, einer richterlichen Anordnung, überwiegender Interessen Dritter oder aus anderen Gründen offensichtlich unbegründet oder nicht möglich sein, sind wir berechtigt, die Auskunft oder Herausgabe zu verweigern, einzuschränken oder aufzuschieben.

Diese Datenschutzerklärung dient Ihrer Information und ist nicht Vertragsbestandteil. Swiss Life behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit ohne Vorankündigung anzupassen, insbesondere an aktuelle gesetzliche Bestimmungen und geänderte Geschäftsabläufe. Es gilt jeweils die auf unserer Webseite veröffentlichte Version.

Stand: August 2023