Esempio pratico

Il consiglio di fondazione si è occupato approfonditamente delle problematiche legate alla gestione operativa della fondazione di previdenza. Il consiglio di fondazione da grande importanza al fatto che la fondazione di previdenza possa continuare a essere gestita in maniera sostenibile. Esso lo aveva già comunicato agli assicurati in modo trasparente nel rapporto annuale, ricordando che un gruppo lavorativo del consiglio di fondazione della fondazione di previdenza e della cassa complementare avrebbe analizzato nel prossimo futuro diversi modelli per una «gestione sostenibile». Dopo approfondite discussioni sulla base delle proposte del gruppo di lavoro, il consiglio di fondazione ha adottato la decisione di principio e di modello.

Esempio pratico – Processo di valutazione e selezione del nuovo fornitore dei servizi di gestione 

Il consiglio di fondazione ha invitato i più importanti fornitori di servizi di outsourcing nell'ambito della previdenza professionale sul mercato svizzero a presentare un'offerta. I fornitori sono stati controllati dettagliatamente. Quelli rientrati nella selezione ristretta sono stati sottoposti a un intenso e rigoroso processo di valutazione. Hanno dovuto rivelare i propri processi di gestione, la stabilità dei sistemi informatici, i meccanismi di controlli interni idonei alla revisione, nonché la pianificazione e l'esperienza nella migrazione dei dati della cassa pensioni. Era anche importante che si potesse attuare un piano previdenziale delle prestazioni a livello tecnico-amministrativo e contabile. Il consiglio di fondazione non ha fatto affidamento solo su documenti e presentazioni, ma ha anche eseguito personalmente un sopralluogo e ha condotto interviste con gli esecutori e i responsabili.

Dopo questo accurato processo di selezione il consiglio di fondazione ha deciso di affidare la gestione delle fondazioni di previdenza alla Swiss Life Pension Services (SLPS). SLPS ha convinto per professionalità, comunicazione trasparente, collaborazione in partenariato, focus sull'attuazione, nonché sui risultati e sui collaboratori.

Esempio pratico – Servizi SLPS per la cassa pensioni

La trasmissione dei dati degli assicurati è già avvenuta con un processo di migrazione, che è stato elaborato e concordato con il consiglio di fondazione. Hanno fatto parte di questo processo di migrazione anche approfonditi test su dati e calcoli. In questo modo è stata assicurata la coerenza dei dati personali e la corretta attuazione del regolamento nel nuovo sistema informatico. SLPS è riuscita ad assumere entro i termini concordati gli incarichi affidatigli in outsourcing dal consiglio di fondazione.

SLPS fornisce per le fondazioni di previdenza e anche per la cassa complementare i seguenti servizi di gestione e amministrazione:

Direzione degli affari – La direzione degli affari della fondazione di previdenza comprende la gestione tecnica e del personale della fondazione. Il comitato di direzione riceve le istruzioni dal consiglio di fondazione. Insieme al presidente prepara le sedute del consiglio di fondazione e assiste alle sedute
in veste di consulente tecnico. Il comitato di direzione pianifica e coordina tutte le attività tra la fondazione e i fornitori esterni (autorità di vigilanza, ufficio di revisione, periti in materia di assicurazione pensione ecc.). Inoltre, assicura che siano attuate le delibere e le decisioni del consiglio di fondazione. Controlla anche l’operato dei collaboratori e assicura la qualità del lavoro quotidiano dell’amministrazione.

Gestione tecnica – La gestione tecnica comprende la gestione dell'inventario dei dati personali degli assicurati attivi e dei beneficiari di rendite, nonché il calcolo delle prestazioni regolamentari e, nel caso di prestazione, anche il loro versamento. In questo contesto devono essere osservate le disposizioni del regolamento e le leggi in vigore. I cambiamenti di indirizzo, i casi di invalidità e decesso, nonché le entrate (incluse le prestazioni di libero passaggio apportate) e le uscite dalla ditta devono essere registrate immediatamente nel sistema informatico. Devono essere registrati anche i corrispondenti versamenti delle prestazioni (ad esempio prestazioni di rendita, liquidazioni in capitale, prestazioni di libero passaggio ecc.).

Gestione commerciale – Nella gestione commerciale viene assicurato il trattamento contabile delle transazioni (entrate, uscite, versamenti delle rendite ecc.). La gestione commerciale deve essere sincronizzata di volta in volta con la gestione tecnica del portafoglio clienti. La gestione commerciale è anche responsabile di redigere  il conto annuale della cassa pensioni, che comprende il bilancio, il conto d'esercizio e l'appendice al conto annuale.

Oltre ai servizi amministrativi sopra menzionati, SLPS offre anche assistenza nell'ambito della contabilità delle fondazioni o dei titoli. Se necessario, SLPS può anche fornire assistenza in materia di comunicazione o soluzioni informatiche.

Nell'ambito della contabilità internazionale, ci occupiamo del reporting e del consolidamento. Lo facciamo in conformità agli standard internazionali IFRS/US GAAP/FER.

Esempio pratico – Conclusioni

I membri del consiglio di fondazione della fondazione di previdenza e della cassa complementare sono soddisfatti di aver trovato, con Swiss Life Pension Services, un partner professionale in grado di rispondere agli elevati requisiti di qualità e governance. Sono convinti che con l'outsourcing dei servizi di gestione e amministrazione, sia assicurata la continuazione durevole delle istituzioni di previdenza.