Datenschutzerklärung Vorsorgestiftung Swiss Life Personal und Vorsorgestiftung Swiss Life Personal Zusatzversicherung

Im Rahmen der von der Vorsorgestiftung Swiss Life Personal und Vorsorgestiftung Swiss Life Personal Zusatzversicherung, zusammen «Vorsorgestiftungen Swiss Life Personal» genannt, durchgeführten beruflichen Vorsorge bearbeiten die Vorsorgestiftungen Swiss Life Personal sowie die Swiss Life AG (zusammen «Swiss Life» oder «wir» genannt) Personendaten.

Swiss Life ist der Schutz Ihrer Privatsphäre und Ihrer Personendaten sehr wichtig. Entsprechend finden bei Swiss Life in der täglichen Praxis die jeweils relevanten Grundsätze der Datenschutzgesetzgebung, des Versicherungsvertragsgesetzes, der Versicherungsaufsichtsgesetzgebung, der speziellen Datenschutzbestimmungen des Bundesgesetzes über die berufliche Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenvorsorge («BVG») sowie der weiteren regulatorischen Anforderungen Anwendung.

Dazu gehört, dass Swiss Life Ihre Personendaten angemessen und konsequent schützt und die Vertraulichkeit, Integrität sowie Verfügbarkeit Ihrer Daten sicherstellt. In diesem Sinne schützen wir die von Ihnen erhaltenen Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter, mit technischen und organisatorischen Sicherheitsmassnahmen. Die dafür eingesetzten Kontrollen lehnen sich an den weltweit anerkannten Informationssicherheitsstandard ISO/IEC 27001 an. Weiter stellen wir die rasche Wiederherstellung und Verfügbarkeit Ihrer Daten sowie den Zugang zu diesen bei einem physischen oder technischen Zwischenfall sicher. Unsere Sicherheitsmassnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend weiterentwickelt und optimiert.

In der vorliegenden Datenschutzerklärung geben wir Ihnen einen Überblick über die Bearbeitung von Personendaten durch Swiss Life. Die vorliegende Beschreibung ist nicht abschliessend. Datenschutzrelevante Sachverhalte können zusätzlich in anderen spezifischen Datenschutzerklärungen, Reglementen, Kollektiv-Lebensversicherungsverträgen, allgemeinen Versicherungs- und Geschäftsbedingungen, Teilnahmebedingungen und ähnlichen Dokumenten geregelt werden. Bei allfälligen Widersprüchen gehen die jeweiligen spezifischen Datenschutzerklärungen der Reglemente oder Kollektiv-Lebensversicherungsverträgen in Bezug auf den Datenschutz dieser Erklärung vor.
Weitere Informationen zum Datenschutz in Zusammenhang mit einzelnen Produkten oder Geschäftstätigkeiten von Swiss Life sowie zur Bearbeitung Ihrer Daten auf unserer Website finden Sie unter https://www.swisslife.ch/privacy.

2.1 Datenbearbeitungen im Zusammenhang mit der Vorsorgestiftung Swiss Life Personal

Sind Sie Destinatär der Vorsorgestiftung Swiss Life Personal (vgl. Ziff. 1), so zeichnet für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Datenbearbeitungen die Vorsorgestiftung Swiss Life Personal (c/o Swiss Life AG, HR-Fachstelle Vorsorge, General-Guisan-Quai 40, 8002 Zürich) bzw. die Swiss Life AG verantwortlich.

2.2 Datenbearbeitungen im Zusammenhang mit der Vorsorgestiftung Swiss Life Personal Zusatzversicherung

Sind Sie Destinatär der Vorsorgestiftung Swiss Life Personal Zusatzversicherung (vgl. Ziff. 1), so zeichnet für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Datenbearbeitungen die Vorsorgestiftung Swiss Life Personal Zusatzversicherung (c/o Swiss Life AG, HR-Fachstelle Vorsorge, General-Guisan-Quai 40, 8002 Zürich) bzw. die Swiss Life AG verantwortlich.

2.3 Kontaktdaten für datenschutzspezifische Anfragen

Bei Fragen und datenschutzrechtlichen Anliegen, welche die Bearbeitung Ihrer Personendaten durch die Vorsorgestiftung Swiss Life Personal, die Vorsorgestiftung Swiss Life Personal Zusatzversicherung und/oder die Swiss Life AG betreffen, können Sie sich an folgende Stelle wenden:

Swiss Life AG
Datenschutzberater
General-Guisan-Quai 40
Postfach
8022 Zürich

E-Mail: datenschutz@swisslife.ch

Wir können die folgenden Kategorien von Personendaten zu den in Ziff. 4 genannten Zwecken bearbeiten:

• Stammdaten: z.B. Vor- und Nachname, Adresse, Domizilland, Geschlecht, Geburtsdatum, Alter, (Sozial-)Versicherungsnummern, Zivilstand, Sprachen, Nationalität, Aufenthaltsbewilligung, E-Mail-Adresse, Telefonnummern, Beruf, Arbeitgeber, Beschäftigungsgrad, Lohn, Gesundheitsdaten, Familienangehörige und weitere begünstigte Personen;
• Daten aus Anträgen und Offerten, einschliesslich der dazugehörigen Zusatzfragebögen: z.B. Angaben des Antragstellers zum versicherten Risiko, Antworten auf Fragen, Gesundheitsdaten, Sachverständigenberichte, Angaben des Vorversicherers z.B. über den bisherigen Schadenverlauf;
• Vertrags-, Leistungsfall- und Leistungsabwicklungsdaten: z.B. Daten zum Anschlussvertrag und Vorsorgeplan, Höhe Ihres Altersguthabens, Angaben zu allfälligen Einkäufen, Wohneigentumsvorbezügen oder -verpfändungen und Vorsorgeausgleichen infolge Scheidung, Angaben zu den versicherten und laufenden Leistungen, Daten im Zusammenhang mit Anträgen, Gesuchen sowie Vorsorgefällen (insbesondere Pensionierung, Invalidität und Tod) einschliesslich der dazugehörigen Daten zum Gesundheitszustand sowie Arztberichte, Gutachten und Angaben zu allfälligen Verfahren und Leistungen anderer (Sozial-)Versicherer, Angaben zu Leistungsvorbehalten;
• Finanzdaten: z.B. Einkommensdaten, Kontodaten;
• Zahlungsdaten: z.B. Zahlungsverbindungsdaten, Datum und Höhe von Zahlungseingängen, ausstehende und bezahlte Rechnungen, Mahnungen;
• Kommunikationsdaten: z.B. Art, Ort und Zeit der Kommunikation und ihr Inhalt;
• Daten im Zusammenhang mit der Online-Kommunikation mit Swiss Life: Bei der Nutzung unseres Kundenportals sind dies insbesondere IP-Adresse, Zugangsdaten und nähere Angaben zur Nutzung wie Verhaltens- und Präferenzdaten;
• Daten im Zusammenhang mit Rechtsverfahren und -streitigkeiten: z.B. Daten betreffend Beschwerden und Differenzen zu Leistungen bzw. den dazu geschlossenen Verträgen;
• Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen: z.B. Daten aus dem Betreibungsregister, Grundbücher, Handelsregister, Presse oder Internet oder Daten von anderen Unternehmen innerhalb der Swiss Life-Gruppe, von Behörden oder sonstigen Dritten.

Personendaten der obengenannten Kategorien erhalten wir i.d.R. von Ihnen, von Ihrem Arbeitgeber und Ihrer rückversicherten Vorsorgeeinrichtung (z.B. Stammdaten oder Vertragsdaten), u.U. aber auch von Dritten wie z.B. Vertragspartnern, Ihren Familienmitgliedern, Adressdienstleistern (Stammdaten), von Wirtschaftsauskunfteien und sonstigen Auskunftsdienstleistern (z.B. Stamm- und Finanzdaten), Vertretern von Ihnen und anderen mit Ihnen verbundenen Personen sowie weiteren Quellen (z.B. den Medien oder aus dem Internet).

Wenn Sie für Dritte handeln oder uns Daten Dritter übermitteln (z.B. bei der Bezeichnung von begünstigten Personen), bitten wir Sie, diese Dritten vorgängig über unsere Bearbeitung ihrer Personendaten zu informieren. Ferner bitten wir Sie, dass Sie uns keine Personendaten Dritter ohne deren Einverständnis bekannt geben.

Swiss Life bearbeitet Personendaten im Rahmen der beruflichen Vorsorge zu folgenden Zwecken:

4.1 Durchführung der beruflichen Vorsorge

Ihre Personendaten werden zum Zweck der Durchführung der beruflichen Vorsorge bearbeitet, was insbesondere die folgenden Unterzwecke umfasst:

• Abwicklung und Verwaltung von Offerten und Verträgen;
• Personalorientierungen (im Zusammenhang mit einem Anschlussverhältnis eines Arbeitgebers mit den Vorsorgestiftungen Swiss Life Personal);
• Risikoprüfung;
• Versicherten- bzw. Destinatärsverwaltung (z.B. Abwicklung von Eintritt, Austritt, Adressänderung, Leistungs- oder Begünstigungsänderungen sowie weitere Mutationen);
• Beurteilung und Berechnung von Leistungsansprüchen;
• Beantwortung Ihrer Anfragen und Anliegen;
• Beitrags- sowie Prämienberechnungen und -erhebungen;
• Tarifierung;
• Beratung von Versicherten und weiteren Destinatären;
• Ausrichtung von Leistungen und Abwicklung von Zahlungsverkehr;
• Erstellung von Bescheinigungen und Dokumentationen und Unterlagen im Zusammenhang mit dem Vorsorge- bzw. Versicherungsverhältnis;
• Auskunftserledigung gegenüber und Information an die zuständigen Aufsichtsbehörden im Rahmen der gesetzlichen Auskunfts- und Informationspflichten;
• Kommunikation mit dem angeschlossenen Arbeitgeber, der versicherten Person und allfälligen weiteren Destinatären und Erteilung von Auskünften gegenüber dem Arbeitgeber im Rahmen der gesetzlichen und vertraglichen Grundlagen;
• Kontaktaufnahme mit den Versicherten und Destinatären und Zustellung von Dokumenten, welche die Durchführung der beruflichen Vorsorge betreffen;
• Geltendmachung von Rückgriffsrechten gegenüber haftpflichtigen Dritten.

Zu diesen Zwecken verarbeiten wir insbesondere Stammdaten, Vertrags-, Leistungsfall- und Leistungsabwicklungsdaten, Zahlungsdaten sowie Kommunikationsdaten. Zum Zweck der Risikoprüfung werden Gesundheitsdaten bearbeitet.

4.2 Gesetzliche Pflichten und Missbrauchsbekämpfung

Zur Einhaltung der gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen ist die Bearbeitung von Personendaten notwendig. Dazu bearbeiten wir insbesondere Stammdaten, Vertrags- und Finanzdaten, aber auch Verhaltens- und Kommunikationsdaten.
Besteht der Verdacht eines Versicherungsmissbrauchs, sind wir unter Beachtung der Grundsätze der Verhältnismässigkeit und des Datenschutzes berechtigt, Personendaten zu bearbeiten und diese zum Zweck der Aufdeckung oder Verhinderung eines Versicherungsmissbrauchs an andere Versicherer im In- und Ausland sowie an Gerichte und Behörden weiterzugeben.

4.3 Kundeninformation und -untersuchungen

Swiss Life nutzt Personendaten in einem angemessenen Umfang für freiwillige Teilnahmen im Rahmen von Umfragen und Untersuchungen zur Kundeninformation und zur Evaluation der Kundenzufriedenheit. Die Antworten aller an der Umfrage teilnehmenden Personen werden konsolidiert und anonymisiert und in anonymer Form zu statistischen Zwecken verwendet (es werden keine Interviews mit offenen oder verdeckten Werbe-, Verkaufs- oder Geschäftsanbahnungsabsichten durchgeführt).

4.4 Datenbearbeitung auf myPension

Swiss Life stellt aktiven Versicherten ein Online-Kundenportal (myPension) zur Verfügung, welches von diesen genutzt werden kann.

In myPension sind Personendaten abrufbar, welche im Rahmen der Funktionalitäten des Portals bearbeitet werden können. Die Bearbeitung dient dabei der administrativen Durchführung der beruflichen Vorsorge.

4.5 Sonstige Bearbeitungszwecke

Über die eigentliche Erfüllung des Vertrages bzw. Auftrags hinaus werden Ihre Daten, wenn es erforderlich ist, bearbeitet, um berechtigte überwiegende Interessen von Swiss Life oder Dritten zu wahren. Beispiele sind:

• Bearbeitung von Personendaten zum Zwecke des Schutzes von Daten, Geheimnissen und Vermögenswerten;
• Bearbeitung von Personendaten zur Sicherheit der Systeme und Gebäude (einschliesslich temporärer Videoaufzeichnungen);
• Bearbeitung von Personendaten zur Optimierung sowie Gewährleistung der Funktion und Sicherheit der Internetseite(n) und anderer IT-Systeme, die Verhinderung von Betrug, Vergehen und Verbrechen sowie an Untersuchungen im Zusammenhang mit solchen Delikten und sonstigem widerrechtlichem Verhalten, der Behandlung von rechtlichen Klagen und der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Ihre Personendaten können an folgende Kategorien von Empfängern bekannt gegeben werden, soweit dies für die Zwecke nach Ziff. 4 jeweils erforderlich ist:

• Arbeitgebern, welche den Vorsorgestiftungen Swiss Life Personal angeschlossen sind;
• Versicherte Personen bzw. Destinatäre;
• vom Versicherten bevollmächtigte Personen;
• Leistungsempfänger;
• Broker bzw. Versicherungsvermittler;
• Vor-, Mit- und Rückversicherer;
• Vorsorge- und Sozialversicherungseinrichtungen;
• Behörden, Registerstellen, Gerichten und Ämtern;
• weitere Dritte wie z.B. Banken;
• Gruppeninterne und externe Dienstleister von Swiss Life (z.B. IT-Dienstleister, Adress- und Versanddienstleister, Marketing-, Vertriebs-, Kommunikations- oder Druckdienstleister, Dienstleister im Bereich Gebäudemanagement, Wirtschaftsauskunfteien, Inkassodienstleister, Beratungsunternehmen, Revisionsgesellschaften usw.).

Die Datenhaltung der Personendaten zur beruflichen Vorsorge findet ausschliesslich in der Schweiz statt. Sonstige Empfänger können sich im Ausland befinden (z.B. wenn die versicherte Person bzw. der Destinatär nicht in der Schweiz ihren Wohnsitz hat bzw. das Zustellungsdomizil nicht in der Schweiz liegt, bei der Übermittlung von Personendaten an Banken und andere Stellen im Zusammenhang mit im Ausland belegenen Vermögenswerten, beim Einkauf von IT-Dienstleistungen aus dem Ausland, bei ausländischen Rechtsverfahren usw.). Personendaten können deshalb weltweit bearbeitet werden, auch ausserhalb der EU bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (z.B. in den USA oder auf anderen Kontinenten). Diese Staaten verfügen nicht alle über ein dem schweizerischen Recht entsprechendes Datenschutzniveau. Wir treffen deshalb vertragliche Vorkehrungen und verwenden i.d.R. die sog. Standardvertragsklausel (weitere Angaben finden Sie unter https://www.edoeb.admin.ch), soweit nicht eine Ausnahme gilt (z.B. bei Rechtsverfahren im Ausland, in Fällen überwiegender öffentlicher Interessen, wenn eine Vertragsabwicklung eine solche Bekanntgabe erfordert oder wenn die betroffene Person eingewilligt hat). Sollten aufgrund einer spezifischen Datenübermittlung weitere Massnahmen erforderlich sein, werden wir dies ebenfalls angemessen berücksichtigen. Bitte beachten Sie, dass vertragliche Vorkehrungen einen schwächeren oder fehlenden gesetzlichen Schutz teilweise ausgleichen, aber nicht alle Risiken vollständig ausschliessen können (z.B. von staatlichen Zugriffen im Ausland).

Daneben richtet sich die Bekannt- und Weitergabe von Daten an Drittpersonen (inkl. Behörden und andere Sozialversicherungen) nach den speziellen Bestimmungen des BVG.

Bei der Übermittlung medizinischer Daten im Freizügigkeitsfall werden die spezialgesetzlichen Bestimmungen von Art. 3 der Freizügigkeitsverordnung («FZV») berücksichtigt.

Swiss Life fällt keine automatisierten Einzelentscheide auf der Basis von Personendaten. Sollte sich dies in Zukunft ändern, wird Swiss Life die Transparenz und die damit verbundenen Rechte sicherstellen. Wenn wir Sie im Einzelfall über eine automatisierte Entscheidung informieren, haben Sie das Recht, Ihren Standpunkt darzulegen und zu verlangen, dass die Entscheidung von einer natürlichen Person überprüft wird.

Daten werden so lange gespeichert, wie es die Bearbeitungszwecke, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und die berechtigten Interessen der Vorsorgestiftungen Swiss Life Personal oder der Swiss Life AG an der Bearbeitung zu Dokumentations- und Beweiszwecken erfordern oder eine Speicherung technisch bedingt ist. Die Dauer der Aufbewahrung richtet sich dabei nach gesetzlichen und internen Vorschriften und den Bearbeitungszwecken (Ziff. 4). Sind diese Zwecke erreicht oder entfallen diese und besteht keine Aufbewahrungspflicht mehr, löschen oder anonymisieren wir die Daten im Rahmen der üblichen Abläufe bei Swiss Life.

Sie haben unter den gesetzlichen Voraussetzungen und im entsprechenden Rahmen verschiedene Rechte:

• von uns Auskunft zu verlangen, ob und welche Daten wir von Ihnen bearbeiten;
• dass wir Daten korrigieren, wenn sie unrichtig sind;
• unserer Bearbeitung zu widersprechen und die Löschung von Daten zu verlangen, wenn wir zur weiteren Bearbeitung nicht verpflichtet oder berechtigt sind;
• von uns die Herausgabe bestimmter Personendaten in einem gängigen elektronischen Format oder ihre Übertragung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
• eine Einwilligung zu widerrufen, soweit unsere Bearbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht.

Wenn Sie uns gegenüber Rechte ausüben wollen, wenden Sie sich bitte schriftlich oder per E-Mail an uns (Kontaktdaten unter Ziff. 2). Damit wir einen Missbrauch ausschliessen können, müssen wir Sie identifizieren.

Wenn Sie mit unserem Umgang mit Ihren Rechten oder dem Datenschutz nicht einverstanden sind, teilen Sie das uns bitte unter der Ziff. 2 genannten Stelle mit. Die Schweizer Aufsichtsbehörde erreichen Sie unter https://www.edoeb.admin.ch.

Sollte die Auskunft oder Herausgabe insbesondere aufgrund eines Gesetzes, einer richterlichen Anordnung, überwiegender Interessen Dritter oder aus anderen Gründen offensichtlich unbegründet oder nicht möglich sein, sind wir berechtigt, die Auskunft oder Herausgabe zu verweigern, einzuschränken oder aufzuschieben.

Diese Datenschutzerklärung dient Ihrer Information und ist nicht Vertragsbestandteil. Swiss Life behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit ohne Vorankündigung anzupassen, insbesondere an aktuelle gesetzliche Bestimmungen und geänderte Geschäftsabläufe. Es gilt jeweils die auf unserer Webseite veröffentlichte Version.

Stand: Oktober 2023