Déclaration relative à la protection des données Fondation de Prévoyance Swiss Life Personnel et Fondation de Prévoyance Swiss Life Personnel Assurance Complémentaire

Dans le cadre de la prévoyance professionnelle gérée par la Fondation de Prévoyance Swiss Life Personnel et la Fondation de Prévoyance Swiss Life Personnel Assurance Complémentaire, conjointement dénommées «Fondations de Prévoyance Swiss Life Personnel», les fondations de Prévoyance Swiss Life Personnel et Swiss Life SA (collectivement «Swiss Life» ou «nous») traitent des données personnelles.

Swiss Life accorde une grande importance à la protection de votre vie privée et de vos données personnelles. Par conséquent, chez Swiss Life, les dispositions légales sur la protection des données, la loi fédérale sur le contrat d’assurance, la loi fédérale sur la surveillance des entreprises d’assurance, les dispositions spéciales en matière de protection des données de la loi fédérale sur la prévoyance professionnelle vieillesse, survivants et invalidité («LPP»), ainsi que les autres exigences réglementaires s’appliquent dans la pratique quotidienne.

Swiss Life protège vos données personnelles de manière appropriée et systématique et respecte la confidentialité, l’intégrité ainsi que la disponibilité de vos données. Dans cette optique, nous protégeons les données que vous nous fournissez contre toute manipulation fortuite ou intentionnelle, contre les pertes, partielles ou totales, la destruction ou l’accès de tiers non autorisés à l’aide de mesures organisationnelles et de sécurité. Les contrôles mis en œuvre à cet effet se fondent sur la norme de sécurité de l’information ISO/IEC 27001 reconnue au niveau international. De plus, en cas d’incident physique ou technique, nous garantissons la restauration rapide et la disponibilité de vos données ainsi que l’accès à celles-ci. Nous développons et optimisons sans cesse nos mesures de sécurité en suivant les dernières évolutions technologiques.

La présente déclaration relative à la protection des données vous donne un aperçu du traitement des données personnelles par Swiss Life. Cette description n’est pas exhaustive. Des éléments relevant de la protection des données peuvent en outre être régis dans d’autres déclarations spécifiques relatives à la protection des données, règlements, contrats d’assurance vie collective, conditions générales et d’assurance, conditions de participation et documents similaires. En cas d’éventuelles contradictions, les déclarations relatives à la protection des données spécifiques des règlements ou des contrats d’assurance vie collective prévalent sur la présente déclaration.

Vous trouverez des informations complémentaires sur la protection des données en lien avec certains produits ou activités commerciales de Swiss Life ainsi que sur le traitement de vos données sur notre site web à l’adresse Déclaration relative à la protection des données https://www.swisslife.ch/fr/qui-sommes-nous/footer/privacy.html.

2.1 Traitements de données en lien avec la Fondation de Prévoyance Swiss Life Personnel

Si vous êtes destinataire de la Fondation de Prévoyance Swiss Life Personnel (cf. ch. 1), la responsabilité des traitements de données décrits dans la présente déclaration relative à la protection des données incombe à la Fondation de Prévoyance Swiss Life Personnel (c/o Swiss Life SA, Service spécialisé HR Prévoyance, General-Guisan-Quai 40, 8002 Zurich) resp. à Swiss Life SA.

2.2 Traitements de données en lien avec la Fondation de Prévoyance Swiss Life Personnel Assurance Complémentaire

Si vous êtes destinataire de la Fondation de Prévoyance Swiss Life Personnel Assurance Complémentaire (cf. ch. 1), la responsabilité des traitements de données décrits dans la présente déclaration relative à la protection des données incombe à la Fondation de Prévoyance Swiss Life Personnel Assurance Complémentaire (c/o Swiss Life SA, Service spécialisé HR Prévoyance, General-Guisan-Quai 40, 8002 Zurich) resp. à Swiss Life SA.

2.3 Coordonnées pour les demandes relatives à la protection des données

En cas de questions et de demandes relatives à la protection des données concernant le traitement de vos données personnelles par la Fondation de Prévoyance Swiss Life Personnel, la Fondation de Prévoyance Swiss Life Assurance Complémentaire et/ou Swiss Life SA, vous pouvez vous adresser à la personne suivante:

Swiss Life SA
Conseiller à la protection des données
General-Guisan-Quai 40
Case postale
8022 Zurich

E-mail: datenschutz@swisslife.ch

Nous pouvons traiter les catégories de données personnelles suivantes aux fins mentionnées au ch. 4:

• Données de base: p. ex. nom et prénom, adresse, pays de domicile, sexe, date de naissance, âge, numéros d’assurance (sociale), état civil, langues, nationalité, autorisation de séjour, adresse e-mail, numéros de téléphone, profession, employeur, taux d’occupation, salaire, données sur l’état de santé, membres de la famille et autres bénéficiaires.

• Données issues d’offres et de propositions, y compris les questionnaires complémentaires y relatifs: p. ex. informations du proposant/de la proposante sur le risque assuré, réponses aux questions, rapports d’expert(e)s, informations de l’assureur précédent sur la sinistralité.

• Données relatives au contrat, au cas de prestations et au traitement des prestations: p. ex. données relatives au contrat d’affiliation et au plan de prévoyance, montant de votre avoir de vieillesse, données concernant d’éventuels rachats, versements anticipés ou mises en gage pour la propriété du logement et partage de la prévoyance professionnelle à la suite d’un divorce, données relatives aux prestations assurées et en cours, données relatives aux propositions, demandes et cas de prévoyance (notamment retraite, invalidité et décès), y compris les données relatives à l’état de santé, rapports médicaux, expertises et données relatives à d’éventuelles procédures et prestations d’autres assurances (sociales), informations sur les réserves pour raisons de santé.

• Données financières: p. ex. données relatives au revenu, données de compte.
• Données de paiement: p. ex. coordonnées de paiement, date et montant des paiements reçus, factures impayées et acquittées, rappels.
• Données de communication: p. ex. type, lieu et heure de communication et contenu.
• Données concernant la communication en ligne avec Swiss Life: lors de l’utilisation de notre portail clientèle, il s’agit notamment de l’adresse IP, des données d’accès et des données détaillées sur l’utilisation, telles que des données relatives au comportement et aux préférences.
• Données relatives à des procédures et litiges juridiques: p. ex. données concernant des réclamations et différends par rapport aux prestations ou aux contrats conclus y afférents.
• Données provenant de sources publiques: p. ex. données provenant du registre des poursuites, des registres fonciers, du registre du commerce, de la presse ou d’Internet, ou données provenant d’autres entreprises au sein du groupe Swiss Life, d’autorités ou d’autres tiers.

En règle générale, nous recevons les données personnelles des catégories susmentionnées de votre part, de votre employeur et de votre institution de prévoyance réassurée (p. ex. données de base ou données contractuelles), mais également de sources tierces comme des partenaires contractuels, des membres de votre famille, des prestataires de services d’adresses (données de base), des agences de renseignements économiques et d’autres prestataires de renseignements (p. ex. données financières et de base), ainsi que de personnes vous représentant ou entretenant des liens avec vous, ainsi que d’autres sources (p. ex. les médias ou Internet).

Si vous agissez pour le compte de tiers ou que vous nous transmettez des données de tiers (p. ex. lors de la désignation de bénéficiaires), nous vous prions d’informer au préalable ces tiers de notre traitement de leurs données personnelles. Nous vous prions également de ne pas nous communiquer de données personnelles de tiers sans l’accord de ces derniers.

Swiss Life traite les données personnelles dans le cadre de la prévoyance professionnelle aux finalités suivantes:

4.1 Application de la prévoyance professionnelle

Vos données personnelles sont traitées aux fins de l’application de la prévoyance professionnelle, qui comprend notamment les sous-finalités suivantes:

• traitement et administration des offres et des contrats;
• orientations du personnel (dans le cadre d’un contrat d’affiliation entre un employeur et les Fondations de Prévoyance Swiss Life Personnel);
• examen des risques;
• gestion des assurés et des destinataires (p. ex. traitement des entrées, des sorties, des changements d’adresse, des changements de prestations ou de bénéficiaires ainsi que d’autres mutations);
• évaluation et calcul des droits aux prestations;
• réponse à vos questions et demandes;
• calcul et prélèvement des cotisations et des primes;
• tarification;
• conseil aux personnes assurées et à d’autres destinataires;
• versement des prestations et gestion du trafic des paiements;
• établissement d’attestations et de documents en lien avec la relation de prévoyance et d’assurance;
• fourniture des renseignements et informations aux autorités de surveillance compétentes dans le cadre des obligations légales de renseigner et d’informer;
• communication avec l’employeur affilié, la personne assurée et les éventuels autres destinataires et fourniture de renseignements à l’employeur dans le cadre des bases légales et contractuelles;
• prise de contact avec les personnes assurées et les destinataires et remise de documents concernant l’application de la prévoyance professionnelle;
• exercice des droits récursoires à l’encontre de tiers responsables.

À ces fins, nous traitons en particulier des données de base, des données contractuelles, des données de cas de prestations, des données de traitement des prestations, des données de paiement ainsi que des données de communication. Des données relatives à l’état de santé sont traitées aux fins de l’examen du risque.

4.2 Obligations légales et lutte contre les abus

Le traitement des données personnelles est nécessaire au respect des exigences légales et réglementaires. A cet effet, nous traitons notamment des données de base, des données contractuelles et financières, mais aussi des données relatives au comportement et des données de communication.
En cas de soupçon de fraude à l’assurance, nous sommes autorisés, dans le respect des principes de proportionnalité et de protection des données, à traiter des données personnelles et à les transmettre à d’autres assureurs en Suisse et à l’étranger, à des tribunaux et à des autorités afin de mettre en évidence ou de prévenir une fraude à l’assurance.

4.3 Information de la clientèle et enquêtes auprès de la clientèle

Swiss Life utilise des données personnelles dans une mesure appropriée pour des participations facultatives dans le cadre d’enquêtes visant à informer la clientèle et à évaluer sa satisfaction. Les réponses de toutes les personnes participant aux enquêtes sont consolidées, anonymisées et utilisées de manière anonyme à des fins statistiques (aucun entretien n’est mené dans une intention, ouverte ou cachée, de publicité, de vente ou de prospection d’affaires).

4.4 Traitement des données dans myPension

Swiss Life met à la disposition des personnes assurées actives un portail clientèle en ligne (myPension).
Dans myPension, il est possible de consulter des données personnelles pouvant être traitées dans le cadre des fonctionnalités du portail. Le traitement sert à la mise en œuvre administrative de la prévoyance professionnelle.

4.5 Autres finalités du traitement

Au-delà de l’exécution effective du contrat ou du mandat, nous traitons vos données si cela est nécessaire à la défense des intérêts légitimes de Swiss Life ou de tiers. Exemples:

• le traitement de données personnelles à des fins de protection des données, des secrets et des actifs;
• le traitement de données personnelles à des fins de sécurité des systèmes et des bâtiments (enregistrements vidéo temporaires compris);
• le traitement de données personnelles à des fins d’optimisation et de garantie du fonctionnement et de la sécurité de la (des) page(s) web et d’autres systèmes informatiques, de prévention de la fraude, des délits et des crimes ainsi que d’enquêtes en lien avec de tels délits et autres comportements illicites, de traitement des actions en justice et d’exercice ou de défense de droits juridiques.

Vos données personnelles peuvent être divulguées aux catégories de destinataires suivantes, dans la mesure où cela est nécessaire aux finalités du ch. 4:

• les employeurs affiliés aux Fondations de Prévoyance Swiss Life Personnel;
• les personnes assurées et les destinataires;
• les personnes mandatées par des personnes assurées;
• les bénéficiaires de prestations;
• les courtiers et intermédiaires d’assurance;
• les assureurs précédents, coassureurs et réassureurs;
• les institutions de prévoyance et les assurances sociales;
• les autorités, services d’enregistrement, tribunaux et administrations;
• autres tiers tels que des banques;
• prestataires de services internes au groupe et externes à Swiss Life (p. ex. prestataires de services informatiques, fournisseurs d’adresses et prestataires d’envoi, prestataires de marketing, de distribution, de communication ou d’impression, prestataires de services dans le domaine de la gérance d’immeubles, agences de renseignements économiques, prestataires de services d’encaissement, sociétés de conseil, sociétés de révision, etc.).

Les données personnelles relatives à la prévoyance professionnelle sont conservées exclusivement en Suisse. D’autres destinataires de données peuvent se trouver à l’étranger (p. ex. lorsque la personne assurée ou le destinataire n’est pas domicilié en Suisse ou que le domicile de livraison ne se situe pas en Suisse, lors de la transmission de données personnelles à des banques et à d’autres services en rapport avec des actifs sis à l’étranger, lors de l’achat de prestations informatiques à l’étranger, lors de procédures juridiques étrangères, etc.). Les données personnelles peuvent donc être traitées dans le monde entier, y compris en dehors de l’UE ou de l’Espace économique européen (p. ex. aux Etats-Unis ou sur d’autres continents). Ces pays ne disposent pas tous d’un niveau de protection des données correspondant au droit suisse. C’est pourquoi nous prenons des dispositions contractuelles et utilisons en règle générale des clauses contractuelles standard (vous trouverez de plus amples informations à ce sujet sous https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/fr/home.html), à moins qu’une exception ne s’applique (p. ex. pour une procédure juridique à l’étranger, un cas d’intérêt public prépondérant, si la gestion du contrat exige une telle communication ou si la personne concernée y a consenti). Si d’autres mesures s’avéraient nécessaires en raison d’un transfert spécifique de données, nous en tiendrions également compte. Veuillez noter que des dispositions contractuelles peuvent compenser en partie une protection légale plus faible ou l’absence de celle-ci, mais qu’elles ne peuvent pas exclure totalement tous les risques (p. ex. accès des Etats à l’étranger).

Par ailleurs, la transmission et la communication de données à des tierces personnes (y compris aux autorités et à d’autres assurances sociales) se font dans le respect des dispositions particulières de la LPP.

Les dispositions légales particulières de l’art. 3 de l’Ordonnance sur le libre passage («OLP») sont prises en compte lors de la communication de données médicales en cas de libre passage.

Swiss Life ne prend aucune décision individuelle automatisée sur la base de données personnelles. Si cela devait changer à l’avenir, Swiss Life garantirait la transparence et le respect des droits y afférents. Si nous vous informons au cas par cas d’une décision automatisée, vous avez le droit d’exprimer votre point de vue et de demander que la décision soit réexaminée par une personne physique.

Les données sont sauvegardées aussi longtemps que les finalités de traitement, les délais de conservation légaux et les intérêts légitimes des Fondation de Prévoyance Swiss Life Personnel ou de Swiss Life SA au traitement à des fins de documentation et de traçabilité l’exigent, ou aussi longtemps qu’une sauvegarde est nécessaire pour des raisons techniques. La durée de la conservation est définie par les dispositions légales et internes ainsi que par les finalités du traitement (ch. 4). Si ces finalités sont atteintes ou ne sont plus applicables et qu’il n’y a plus d’obligation de conservation, nous supprimons ou rendons anonymes les données dans le cadre des processus habituels au sein de Swiss Life.

Conformément aux conditions légales et dans le cadre correspondant, vous bénéficiez de différents droits:

• nous demander si des données vous concernant sont traitées par nous et, le cas échéant, lesquelles;
• demander à ce que nous corrigions des données si elles sont inexactes;
• vous opposer à leur traitement par nos soins et exiger la suppression de données si nous ne sommes pas obligés de poursuivre le traitement ou autorisés à le faire;
• exiger que nous restituions certaines données personnelles dans un format électronique couramment utilisé ou qu’elles soient transmises à un autre responsable;
• révoquer votre consentement, dans la mesure où notre traitement est basé sur votre consentement.
  Si vous souhaitez exercer des droits à notre égard, veuillez nous contacter par courrier ou par e-mail (coordonnées au ch. 2). Pour éviter tout abus, nous devons vérifier votre identité.

Si vous n’êtes pas d’accord avec notre traitement de vos droits ou de la protection des données, veuillez nous en informer en vous adressant au service mentionné au ch. 2. L’autorité suisse de surveillance est joignable à l’adresse https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/fr/home.html.

Si, en vertu d’une loi, d’une ordonnance judiciaire, d’intérêts prépondérants de tiers ou pour d’autres raisons, la transmission ou restitution s’avère manifestement injustifiée ou impossible, nous sommes en droit de la refuser, de la restreindre ou de la différer.

La présente déclaration relative à la protection des données est informative et ne fait pas partie intégrante du contrat. Swiss Life se réserve le droit de modifier à tout moment et sans préavis la présente déclaration relative à la protection des données, et notamment de l’adapter aux dispositions légales actuelles et à de nouveaux processus commerciaux. La version en vigueur est celle publiée sur notre site web.

État: octobre 2023