Mustercase

Der Stiftungsrat hat sich intensiv mit den Problemstellungen in der operativen Verwaltung der Pensionskasse  auseinandergesetzt. Es ist ihm ein grosses Anliegen, dass die Verwaltung der Pensionskasse auch weiterhin nachhaltig geführt werden kann. Der Stiftungsrat hat dies im Jahresbericht den Versicherten transparent kommuniziert und festgehalten, dass eine Arbeitsgruppe des Stiftungsrates der Pensionskasse und der Kaderkasse verschiedene Modelle für eine «Nachhaltige Verwaltung» in der näheren Zukunft untersucht. Nach intensiven Diskussionen auf Basis der Vorschläge der Arbeitsgruppe fällte der Stiftungsrat den Grundsatz- und Modellentscheid.

Mustercase - Evaluationsverfahren und Wahl des neuen Anbieters der Verwaltungsdienstleistungen

Der Stiftungsrat hat die wichtigsten Anbieter von Outsourcing-Dienstleistungen im Bereich der beruflichen Vorsorge im Schweizer Markt zur Offert-Stellung eingeladen. Die Anbieter wurden auf Herz und Nieren geprüft. Die in die engere Auswahl gewählten Anbieter durchliefen einen intensiven und rigorosen Evaluationsprozess. Sie mussten nicht nur ihre Verwaltungsprozesse, sondern auch die Stabilität der Informatiksysteme, die internen revisionstauglichen Kontrollmechanismen sowie die Projektplanung und -erfahrung bei der Migration der Pensionskassendaten offenlegen. Wichtig war auch, dass ein Leistungsprimatplan verwaltungstechnisch und buchhalterisch korrekt umzusetzen war. Dabei hat sich der Stiftungsrat nicht nur auf Dokumente und Präsentationen verlassen, sondern nahm auch einen persönlichen Augenschein und führte Interviews mit den Ausführenden und den Verantwortlichen. Nach diesem sorgfältigen Auswahlprozess entschied der Stiftungsrat, die Verwaltung der Pensionskasse Swiss Life Pension Services (SLPS) zu übertragen. SLPS überzeugte durch Professionalität, transparente Kommunikation, ihre partnerschaftliche Zusammenarbeit, den Fokus auf die Umsetzung und die Resultate sowie mit ihren Mitarbeitenden.

Mustercase - SLPS Dienstleistungen für die Pensionskasse

Die Übertragung der Versichertendaten erfolgte in einem Migrationsprozess, der mit dem Stiftungsrat zusammen erarbeitet und abgestimmt war. Intensive Tests von Daten und Berechnungen waren ebenfalls Teil dieses Migrationsprozesses. Auf diese Weise wurde die Konsistenz der Personendaten und die korrekte Umsetzung des Reglements auf dem neuen Informatiksystem sichergestellt. SLPS konnte die vom Stiftungsrat outgesourcten Aufgaben termingerecht übernehmen.

Für die Pensionskasse und auch für die Kaderkasse leistet SLPS damit folgende Verwaltungs- und Administrationsdienstleistungen:

Geschäftsführung - die Geschäftsführung der Pensionskasse beinhaltet die fachliche und personelle
Führung der Stiftung. Die Geschäftsführung erhält ihre Anweisungen vom Stiftungsrat. Zusammen mit dem Präsidenten werden die Stiftungsratssitzungen vorbereitet und durch die Geschäftsführung fachlich und beratend begleitet.  Die Geschäftsführung plant und koordiniert alle Aktivitäten zwischen der Stiftung und externen Anbietern (Aufsichtsbehörde, Revisionsstelle, Pensionsversicherungsexperten, etc.). Ebenfalls stellt sie sicher, dass die Beschlüsse und Entscheidungen des Stiftungsrates umgesetzt werden. Eine weitere Aufgabe ist die Überwachung der Mitarbeitenden und die Qualitätssicherung der täglichen Arbeit der Administration.

Technische Verwaltung - die technische Verwaltung umfasst die Bestandesführung der persönlichen Daten der aktiven Versicherten und der Rentner sowie die Berechnung der reglementarischen Leistungen und im Leistungsfall auch deren Auszahlung. Es sind dabei die Bestimmungen des Reglements sowie die geltenden Gesetze einzuhalten. Adressänderungen, Invaliditäts- und Todesfälle sowie auch Eintritte (inkl. Einbau von eingebrachten Freizügigkeitsleistungen) und Austritte aus der Firma sind im Informatiksystem jeweils zeitnah zu mutieren. Ebenfalls sind die entsprechenden Leistungszahlungen (z.B. Rentenleistungen,  Kapitalzahlungen, Freizügigkeitsleistungen, etc.) vorzunehmen.

Kaufmännische Verwaltung - in der kaufmännischen Verwaltung wird die Verbuchung der Geschäftsvorfälle (Eintritt, Austritt, Rentenzahlungen, etc.) sichergestellt. Die kaufmännische Buchhaltung ist dabei jeweils mit der technischen Bestandesführung abzustimmen. In der kaufmännischen Verwaltung wird ebenfalls die Jahresrechnung der Pensionskasse erstellt. Dies umfasst die Bilanz, die Betriebsrechnung und den Anhang der Jahresrechnung.

Nebst den oben erwähnten administrativen Dienstleistungen bietet SLPS auch Unterstützung im Bereich von Stiftungs- oder Wertschriftenbuchhaltungen an. Bei Bedarf kann SLPS auch in der Kommunikation oder mit IT-Lösungen zur Seite stehen.

Im Bereich der internationalen Rechnungslegung übernehmen wir Berichterstattungen und Konsolidierungen. Dies nach den internationalen Standards IFRS/US GAAP/FER.

Mustercase - Fazit

Die Stiftungsräte der Pensionskasse und der Kaderkasse sind zufrieden, dass sie mit Swiss Life Pension Services einen professionellen Partner gefunden haben, der ihre hohen Qualitäts- und Governance-Ansprüche einhalten kann. Sie sind überzeugt, dass mit diesem Outsourcing der Verwaltungs- und Administrationsdienstleistungen eine nachhaltige Weiterführung der Vorsorgeeinrichtungen sichergestellt ist.