Bewerbende

Swiss Life AG (nachfolgend «Swiss Life» oder «wir») ist der Schutz Ihrer Privatsphäre und Ihrer Personendaten sehr wichtig. Entsprechend finden bei Swiss Life in der täglichen Praxis die jeweils
relevanten Grundsätze der Datenschutzgesetzgebung sowie der weiteren regulatorischen Anforderungen Anwendung.

Dazu gehört, dass Swiss Life Ihre Personendaten angemessen und konsequent schützt und die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Verhältnismässigkeit bei der Bearbeitung
Ihrer Daten sicherstellt.

Gerne geben wir Ihnen nachfolgend einen Überblick über die Bearbeitungstätigkeiten Ihrer Personendaten im Zusammenhang mit dem Bewerbungs-, Auswahl- und Einstellungsprozess.

Die vorliegende Beschreibung ist nicht abschliessend. Weiterführende Informationen zum Datenschutz im Zusammenhang mit einzelnen Produkten, Geschäftstätigkeiten, sowie der Bearbeitung Ihrer Daten im
Zusammenhang mit Beratung und Betreuung finden Sie unter https://www.swisslife.ch/privacy.

Im datenschutzrechtlichen Sinne ist für die Bearbeitung der Personendaten im Zusammenhang mit dem Bewerbungs-, Auswahl- und Einstellungsprozess Swiss Life AG, General-Guisan-Quai 40, Postfach, 8022 Zürich verantwortlich.

Bei Fragen oder datenschutzrechtlichen Anliegen steht Ihnen der Datenschutzberater von Swiss Life, unter folgenden Kontaktdaten, zur Verfügung:

 Swiss Life AG                                                                                                                                               Datenschutzberater                                                                                                                                               General-Guisan-Quai 40                                                                                                                                       Postfach, 8022 Zürich                                                                                                                                                       E-Mail: datenschutz@swisslife.ch

Wir bearbeiten im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren insbesondere folgende Kategorien
von Personendaten zu den in Ziff. 4 genannten Zwecken:

• Daten,die Sie selbst bei einer Bewerbung über unsere Karriereseite eingeben oder hochladen:
  • Stammdaten (z.B. Anrede, Vor- und Nachname, Strasse, Hausnummer, Wohnort, Domizilland, Geschlecht, Geburtsdatum, Alter, Zivilstand, Sprachen, Nationalitäten, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Aufenthaltsbewilligung, und andere Daten, die sich direkt auf Sie beziehen);
  • Daten zu Ihrer Ausbildung und Qualifikation (z.B. Ausbildungsabschlüsse, Sprachkenntnisse, Diplome);
  • Daten zu aktuellen und früheren Arbeitgebern (z.B. Name des Arbeitgebers, Anstellungsdauer, Referenzangaben);
  • Weitere Daten Ihrer Bewerbungsunterlagen (z.B. Ihr Motivationsschreiben, Fotos, Zeugnisse, Lebenslauf, Verweise auf Drittquellen wie Social Media-Profile);
• Daten, die Sie uns bei einer Anmeldung zum „Jobabonnement“ zur Verfügung stellen, wie Ihre E-Mail, um Ihnen gemäss Ihrer Auswahl Informationen zu offenen Stellen zuzustellen;
• Daten, die Sie uns während des Bewerbungsprozesses zur Verfügung stellen (z.B. Antworten auf Qualifikationsfragen, Lohnvorstellungen). Allenfalls werden wir Sie in einem späteren Schritt im Bewerbungsprozess zu einem Online-Assessment einladen. Sie werden darin Fragen zu Ihrem beruflichen Verhalten sowie numerische und/oder verbale Aufgaben lösen. Darauf basierend wird ein Persönlichkeitsprofil von Ihnen erstellt, welches Sie ebenfalls in einer verkürzten Form abrufen können;
• Daten, die Sie uns zur Vorbereitung einer vertraglichen Anstellung angeben (z.B. AHV-Nummer, Kontonummer, Anzahl Kinder).

Diese Daten erhalten wir i.d.R. von Ihnen oder einem von Ihnen beauftragten Personalvermittler im Rahmen des Einstellungsprozesses.

Swiss Life bearbeitet Ihre Personendaten (Ziff. 3) im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren insbesondere für die folgenden Zwecke:

• im Rahmen der Durchführung des Bewerbungs-, Auswahl- und Einstellungsverfahrens (z.B. zur Durchführung eines Bewerbungsgesprächs, zur Beurteilung, inwieweit eine Eignung für die betreffende Stelle vorliegt, zur optimalen Stellenbesetzung, zur Einholung der Referenzen). Dazu bearbeiten wir insbesondere Stammdaten, Kommunikationsdaten und Daten, die Sie uns während des Bewerbungsprozesses zur Verfügung gestellt haben;
• zur statistischen Erhebung (z.B. Untersuchungen zum Bewerberverhalten). Die Erstellung der Statistiken erfolgt ausschliesslich zu unternehmenseigenen Zwecken und die Auswertungsergebnisse sind in keinem Fall personalisiert, sondern anonymisiert. Sollten wir Ihre Personendaten für einen  oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie zuvor darüber informieren;
• Erfüllung gesetzlicher und anderer rechtlicher Anforderungen (z.B. zur Bekämpfung der Geldwäscherei und der Terrorismusfinanzierung, Abklärungen zu Rechts- und Reputationsrisiken, Erstattung von Meldungen, Erfüllung von Auskunfts-, Informations- oder Meldepflichten,  Archivierung, Bearbeitung von Beschwerden und anderen Meldungen, Überwachung von  Kommunikation, interne oder externe Untersuchungen, Offenlegung von Unterlagen gegenüber  Behörden, Unterstützung bei der Verhinderung, Aufdeckung und Abklärung von Straftaten und anderen Verstössen). Zu diesen Zwecken bearbeiten wir insbesondere Stammdaten, Kommunikationsdaten, unter Umständen auch Verhaltensdaten und Daten, die Sie uns während des Bewerbungsprozesses zur Verfügung gestellt haben;
• weitere Zwecke: (z.B. Sicherheitszwecke, Überwachung von Gebäuden und öffentlich zugänglichen Räumlichkeiten, interne Administration, Schulung und Ausbildung, Buchhaltung, Datenarchivierung, Verwaltung der IT, Wahrung unserer Rechte, Evaluation und Verbesserung interner Abläufe, Statistik und Forschung, Wahrung weiterer berechtigter Interessen).

«Bearbeiten» meint dabei jeden Umgang mit Personendaten, z.B. das Beschaffen, Speichern, Verwenden, Bekanntgeben und Löschen, aber auch die automatisierte Auswertung, und Präferenzdaten zu
ermitteln, Risiken einzuschätzen oder statistische Auswertungen vorzunehmen. Dazu gehört auch das Profiling, d.h. die automatisierte Bearbeitung zu Analyse- und Prognosezwecken (z.B. für Marketingzwecke, zur Missbrauchsbekämpfung und zur Bekämpfung der Gelwäscherei und Terrorismusfinanzierung).

Wir können Daten nach Ziff. 3 insbesondere an folgende Kategorien von Empfängern
bekanntgeben, soweit dies für die Zwecke nach Ziff. 4 jeweils erforderlich ist:

• Gesellschaften der Swiss Life-Gruppe (dazu finden Sie Angaben unter www.swisslife.com/de/home/ueber-uns.html);
• Behörden und Ämter: Im Zusammenhang mit der Wahrnehmung von Rechten, der Abwehr von Forderungen und der Erfüllung rechtlicher Anforderungen geben wir Personendaten u.U. an Behörden, Ämter, Gerichte und andere öffentliche Stellen weiter, z.B. im Rahmen behördlicher, gerichtlicher und vor- und aussergerichtlicher Verfahren und im Rahmen gesetzlicher Informations- und Mitwirkungspflichten. Die Behörden bearbeiten in eigener Verantwortlichkeit Daten über Sie, die sie von uns erhalten;
• gruppeninterne und externe Dienstleister (z.B. IT-Dienstleister, Adress- und Versanddienstleister, Marketing-, Vertriebs-, Kommunikations- oder Druckdienstleister usw.);
• weitere Dritte wie z.B. Werbe-Vertragspartner, Social-Media-Anbieter, Videoplattformen-Anbieter sowie Dienstleister, welche bei der Durchführung oder Organisation von Veranstaltungen involviert sind.

Diese Empfänger können sich im Ausland befinden (z.B. bei der Übermittlung von Personendaten bei der Inanspruchnahme von IT Dienstleistungen, usw.). Ihre Daten können deshalb weltweit bearbeitet werden durch Staaten, welche nicht alle über ein dem schweizerischen Recht entsprechendes Datenschutzniveau verfügen. Wir treffen deshalb vertragliche Vorkehrungen und verwenden i.d.R. die sog.  Standardvertragsklauseln (weitere Angaben finden Sie unter www.edoeb.admin.ch), soweit nicht eine Ausnahme gilt (z.B. bei Rechtsverfahren im Ausland, in Fällen überwiegender öffentlicher Interessen, wenn eine Vertragsabwicklung eine solche Bekanntgabe erfordert oder wenn Sie eingewilligt haben).

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens werden Sie aufgefordert, diejenigen Personendaten bereitzustellen, die für die Durchführung des Bewerbungs- und Einstellungsverfahrens erforderlich sind. Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, das Bewerbungsverfahren durchzuführen und eine Entscheidung über die Begründung eines Anstellungsverhältnisses zu treffen. 

Wir bearbeiten Ihre Daten so lange, wie es unsere Bearbeitungszwecke, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und unsere berechtigten Interessen an der Bearbeitung zu Dokumentations- und
Beweiszwecken erfordern oder eine Speicherung technisch bedingt ist. Ihre Personendaten bearbeiten wir für die Dauer des Bewerbungsverfahrens. Kommt es zu einer Anstellung, werden wir Ihre Personendaten in diesem Zusammenhang weiterbearbeiten, anderenfalls werden wir Ihre Daten spätestens 6 Monate nach Ende Ihres Bewerbungsverfahrens löschen (elektronische Dateien) oder vernichten (physische  Dokumente). Die Dauer der Aufbewahrung richtet sich dabei nach gesetzlichen und internen Vorschriften und den Bearbeitungszwecken (Ziff. 4). Sind diese Zwecke erreicht oder entfallen und besteht keine  Aufbewahrungspflicht mehr, löschen oder anonymisieren wir Ihre Daten im Rahmen unserer üblichen Abläufe.

Senden Sie uns unaufgefordert per Post Bewerbungsunterlagen zu oder teilen Sie uns Ihr Interesse an einer Beschäftigung telefonisch mit, werden wir Ihre Personendaten nicht weiterbearbeiten und speichern, stattdessen werden wir Sie auf die Möglichkeit der Online-Bewerbung verweisen. Allfällige Unterlagen
werden wir nicht aufbewahren und diese vernichten.

Wir behandeln Personendaten und vertraulich und treffen angemessene Sicherheitsmassnahmen  technischer Natur und organisatorischer Natur, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit Ihrer Daten zu wahren, um sie gegen unberechtigte oder unrechtmässige Bearbeitungen zu schützen und der Gefahr des Verlusts, einer unbeabsichtigten Veränderung, einer ungewollten Offenlegung oder eines  unberechtigten Zugriffs entgegenzuwirken. Wir orientieren uns an anerkannten Sicherheitsstandards wie  z.B. ISO 27001. Sicherheitsrisiken lassen sich allerdings generell nicht ganz ausschliessen; gewisse  Restrisiken sind unvermeidbar.

Wir schützen Ihre über unsere Webseiten übermittelten Daten auf dem Transportweg durch geeignete  Verschlüsselungsmechanismen. Wir können aber nur Bereiche sichern, die wir kontrollieren. Wenn Sie per  E-Mail mit uns in Kontakt treten, handeln Sie auf eigenes Risiko und sind einverstanden, dass wir Ihnen  über den gleichen Kanal an die Absenderadresse antworten. Wenn Sie uns E-Mails unverschlüsselt über  das Internet zukommen lassen, sind diese möglicherweise für Dritte zugänglich, einsehbar und  manipulierbar und Daten können verloren gehen oder von Dritten abgefangen und/oder manipuliert  werden. Zudem treffen wir geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen, um das Risiko innerhalb unserer Internetseiten zu verringern. Ihr Endgerät befindet sich dabei aber ausserhalb des von uns kontrollierbaren Sicherheitsbereichs. Sie sind daher angehalten, sich über erforderliche  Sicherheitsvorkehrungen zu informieren und diesbezüglich geeignete Massnahmen zu treffen.

Sie haben unter den gesetzlichen Voraussetzungen und im entsprechenden Rahmen verschiedene Rechte, die allerdings bestimmten Voraussetzungen und Einschränkungen unterliegen können:

• von uns Auskunft zu verlangen, ob und welche Daten wir von Ihnen bearbeiten;
• dass wir Daten korrigieren, wenn sie nicht richtig sind;
• unserer Bearbeitung zu widersprechen und die Löschung von Daten zu verlangen, wenn wir zur  weiteren Bearbeitung nicht verpflichtet oder berechtigt sind;
• von uns die Herausgabe bestimmter Personendaten in einem gängigen elektronischen Format oder ihre Übertragung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
• eine Einwilligung zu widerrufen, soweit unsere Bearbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht.

Wenn Sie Ihre Bewerbungsdaten löschen möchten, können Sie über «Kontoeinstellungen» auf unserer  Karriereseite veranlassen, dass alle Ihre Daten gelöscht werden. Die Löschung ist nicht möglich, sofern wir  aufgrund der geltenden Vorschriften verpflichtet oder berechtigt sind, diese aufzubewahren.

Wenn wir Sie im Einzelfall über eine automatisierte Entscheidung informieren, haben Sie das Recht, Ihren Standpunkt darzulegen und zu verlangen, dass die Entscheidung von einer natürlichen Person überprüft wird.

Wenn Sie uns gegenüber Ihre Rechte ausüben wollen, wenden Sie sich gerne an uns, zum Beispiel per E-Mail an datenschutz@swisslife.ch (übrige Kontaktdaten aufgeführt unter Ziff. 2). Damit wir einen  Missbrauch ausschliessen können, müssen wir Sie identifizieren.

Wenn Sie mit unserem Umgang mit Ihren Rechten oder dem Datenschutz nicht einverstanden sind, teilen Sie das uns bitte unter der Ziff. 2 genannten Stelle mit. Die Schweizer Aufsichtsbehörde erreichen Sie unter www.edoeb.admin.ch.

Swiss Life behält sich vor, diese Datenschutzerklärung ohne Vorankündigung an aktuelle gesetzliche Bestimmungen und geänderte Geschäftsabläufe anzupassen. Generell gilt für Datenbearbeitungen jeweils die Datenschutzerklärung in der bei Beginn der betreffenden Bearbeitung aktuellen Fassung. Diese Datenschutzerklärung ist nicht Vertragsbestandteil.

Stand: September 2023