Come è possibile minimizzare l’onere amministrativo?

Secondo uno studio dell’Università di San Gallo, nel 1998 il tempo impiegato per le attività amministrative delle PMI svizzere ammontava a un totale di 54  ore e 30 minuti al mese. All’epoca il Con­siglio federale aveva calcolato approssi­mativamente questo onere per tutta  la prestazione economica, giungendo al  risultato che così venivano generati costi annui pari al 2 per cento del prodotto interno lordo. Studi più recenti giungo­no a valori ancora più alti, nonostante direttive amministra tive semplificate da parte dell’ammi nistrazione. Così per esempio nel 2009 l’Unione sviz­zera delle arti e mestieri usam ha incari­cato la società di consulenza KPMG di effettuare un’indagine sui  costi di rego­lamentazione per le PMI svizzere. Lo studio mostra che i costi complessivi che le PMI devono sostenere per adempiere tutti gli obblighi di regolamentazione, ammontano in Svizzera, come anche in altri Paesi, a circa il 10 per cento del PIL. Con un PIL di attualmente 800 miliardi di franchi, si tratta di circa 80 miliardi  di franchi all’anno. Queste cifre illustrano l’onere di cui  si fanno carico le PMI con le pratiche burocratiche, ossia con l’adempimento di controlli e rilevazioni, con l’elabora­zione di dati o con la compilazione di  formulari.

Maggior divoratore di tempo: assicurazioni sociali

La parte maggiore dei lavori d’ufficio  riguarda la gestione delle assicurazioni sociali obbligatorie. La compilazione, la copia e l’archiviazione dei formulari per la previdenza a favore del personale è  una delle mansioni amministrative che richiede più tempo. Ma nel frattempo molte società d’assicurazione tengono conto di questo fastidio e offrono ai  loro clienti aziendali semplici strumenti  online. In questo modo le modifiche dei dati personali possono essere effettuate  e archiviate direttamente online. Tutti  i dati del contratto e delle persone assi­curate possono essere consultati o modi­ficati con un clic del mouse a qualsiasi ora del giorno. Possono essere effettuati direttamente online anche utili simula­zioni della rendita LPP per le persone assicurate o il prelievo anticipato per la proprietà di abitazioni, il che riduce  anche l’onere di consulenza dei collabo­ratori.

Notifiche elettroniche

Alcuni assicuratori consentono anche le notifiche elettroniche del salario e di sinistro. Pertanto anche una notifica di infortunio o di malattia viene gene­rata in modo semplice e veloce, come la notifica elettronica del salario, che manda i dati salariali dei collaboratori  in modo semplice e veloce direttamente dalla contabilità salariale all’istituto di previdenza. Questo permette di rispar­miare tempo nell’allestimento e, grazie alla sincronizzazione automatica dei dati, anche nella verifica dei dati. L’unico requisito per tali strumenti è avere un software contabile corrente e compati­bile.

Formazione e perfezionamento

Tutti questi nuovi «strumenti» aiutano  a ridurre al minimo il tempo utilizzato per la gestione amministrativa dell’im­presa. Due cose però non possono essere sostituire dal programma del computer e dagli strumenti on line: l’organizza­zione interna dell’impresa e l’informa­zione dei collaboratori. Proprio per le PMI r imanere sempre aggiornati sulla regolamen tazione è una grande sfida.  Di certo le associazioni professionali, gli  uffici informa zioni per le PMI della Con­federazione o i fiduciari aiutano a man­tenere aggior nate le PMI con newsletter e servizi inf ormativi, ma non possono assicurare che le nuove disposizioni o i procedimenti vengano davvero attuati dalle imprese. Questo lo deve garantire la direzione amministrativa dell’impresa. Pertanto anche la formazione e l’adde­stramento dei collaboratori rappresenta una misura per aumentare l’efficienza nella gestione di una ditta. Perché se i collaboratori sanno esattamente cosa fare, possono sbrigare i loro compiti in modo più  sicuro, più veloce e con una percentuale di errore inferiore.

Processi interni

Tutti i moderni strumenti ausiliari onli­ne e la formazione dei collaboratori non servono a nulla se i processi interni non sono definiti e programmati in modo chiaro – e naturalmente anche rispettati. Quanto più è standardizzato un proces­so, tanto più velocemente e senza diffi­coltà può essere effettuato e all’occorren­za può essere svolto anche da altre persone in caso di sostituzione. Pertanto ogni singola fase dell’elaboratore di  un compito amministrativo deve essere definita possibilmente in modo preciso.