Wie kann der administrative Aufwand minimiert werden?

Niemand füllt gerne Formulare aus oder kopiert gerne Verträge. Dennoch verbringen viele Unternehmen viel zu viel Zeit mit der administrativen Führung ihres Betriebs. Das kommt die Volkswirtschaft teuer zu stehen. Dabei lässt sich der Aufwand ganz einfach verringern.

Gemäss einer Studie der Universität St. Gallen betrug der Zeitaufwand für administrative Tätigkeiten bei den Schweizer KMU im Jahr 1998 insgesamt 54 Stunden und 30 Minuten pro Monat. Der Bundesrat hat diesen Aufwand da­mals auf die gesamte volkswirtschaftliche Leistung hochgerechnet und kam zu dem Ergebnis, dass sich dadurch jähr­liche Kosten von 2 Prozent des Brutto­inlandsproduktes ergeben. Neuere Stu­dien kommen, trotz einigen vereinfachten administrativen Auflagen seitens der Verwaltung, zu noch höheren Werten. So hat der Schweizerische Gewerbeverband sgv im Jahr 2009 das Beratungsun­ternehmen KPMG mit der Erhebung der Regulierungskosten für schweizerische KMU beauftragt. Die Studie zeigt nun, dass die gesamten Kosten, die KMU für die Erfüllung aller Regulierungspflichten aufwenden müssen, sich in der Schweiz, ähnlich wie in anderen Ländern, auf rund 10 Prozent des BIP be­laufen. Bei einem BIP von aktuell knapp 800 Milliarden Franken sind das rund 80 Milliarden Franken jährlich. Diese Zahlen verdeutlichen die Last, die den KMU mit dem bürokratischen Papierkram, sprich mit der Erfüllung von Kontrollen und Erhebungen, mit der Verarbeitung von Daten oder mit dem Ausfüllen von Formularen aufge­bürdet wird.

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Grösster Zeitfresser: Sozialversicherungen

Der Löwenanteil der Büroarbeiten entfällt dabei auf die Handhabe der obligatorischen Sozialversicherungen. Das Ausfüllen, Kopieren und Archivieren von Formularen für die Personalvorsorge ist einer der grössten Zeitfresser in der Administration. Diesem Ärgernis tragen aber viele Versicherungsgesellschaften unterdessen Rechnung und bieten ihren Firmenkunden einfache Online-­Tools. Damit lassen sich Änderungen der Personaldaten direkt online durchführen und archivieren. Sämtliche Vertrags-­ und Versichertendaten sind ebenfalls via Mausklick rund um die Uhr abrufbar – und jederzeit änderbar. Ebenfalls können aufschlussreiche Simulationsrechnungen für die BVG­Rente der Versicherten oder den Vorbezug für Wohneigentum unmittelbar online durch­ geführt werden, was den Beratungsaufwand der Mitarbeitenden ebenfalls senkt: www.swisslife.ch/mylife

Elektronische Meldungen

Einige Versicherer ermöglichen auch die elektronische Lohn­ und Schadenmeldungen. Eine Unfall­ oder Krankenmeldung lässt sich damit ebenso einfach und schnell auslösen wie die elektro­nische Lohnmeldung, welche die Lohn­daten der Mitarbeitenden einfach und schnell direkt aus der Lohnbuchhaltung an die Vorsorgeeinrichtung sendet. Das spart Zeit bei der Erstellung und dank des automatischen Datenabgleichs auch bei der Prüfung der Daten. Einzige Voraussetzung für solche Tools ist eine gängige und damit kompatible Buchhaltungssoftware.

Aus- und Weiterbildung

All diese neuen Tools helfen, die unproduktive Zeit, die für die administrative Führung des Unternehmens aufgewendet werden muss, zu minimieren. Doch Computerprogramme und Online­-Tools können zwei Dinge nicht ersetzen: die interne Organisation des Unternehmens und die Information der Mitarbeitenden. Gerade für KMU ist es eine grosse Herausforderung, immer auf dem neusten Stand der Regulierung zu bleiben. Zwar helfen Berufsverbände, KMU-­Informationsstellen des Bundes oder Treuhänder, die KMU mit Newslet­tern und Informationsdiensten auf dem aktuellsten Stand zu halten – aber sie kön­nen nicht dafür sorgen, dass die neuen Vorschriften oder Verfahren vom Unter­nehmen auch wirklich umgesetzt wer­den. Das muss die administrative Leitung des Unternehmens sicherstellen. Daher ist die Schulung und Ausbildung der Mitarbeitenden ebenfalls eine Massnahme, um die Effizienz in der Verwaltung einer Firma zu erhöhen. Denn Mitarbeitende, die genau wissen was sie tun, können ihre Aufgaben sicherer, schneller und mit einer geringeren Fehlerquote erledigen.

Interne Prozesse

Sämtliche modernen Online­-Hilfsmittel und Mitarbeiterschulungen nützen nichts, wenn die internen Prozesse nicht sauber definiert und aufgegleist sind – und natürlich auch eingehalten werden. Je standardisierter ein Prozess ist, desto schneller und reibungsloser lässt er sich durchführen und kann notfalls im Ver­tretungsfall auch von anderen Personen erledigt werden. Dabei sollte möglichst jeder einzelne Schritt in der Verarbeitung einer administrativen Aufgabe genau definiert werden.

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